Teczkometry

Archiwa państwowe to nie tylko teczki w IPN, choć o nich najgłośniej. Archiwizuje się właściwie wszystko – od aktów ślubu po próbki z odwiertów geologicznych. Jaki z tego pożytek?

Za narodowy zasób archiwalny odpowiada minister kultury i podporządkowana mu Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP). Najcenniejsze archiwalia przechowują: Archiwum Główne Akt Dawnych – dokumenty władz centralnych i najsłynniejszych polskich rodów wytworzone do 1918 r., Archiwum Akt Nowych – akta późniejsze; Archiwum Dokumentacji Mechanicznej – fotografie, nagrania dźwiękowe i filmy. Czwarte, Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, gromadzi dokumentację pracowniczą zlikwidowanych firm.

Poza centralnymi mamy też sieć 30 archiwów państwowych z 52 oddziałami. Istnieją ponadto archiwa wyodrębnione, podporządkowane ministrom obrony, spraw wewnętrznych, finansów, spraw zagranicznych oraz szefom ABW, Agencji Wywiadu, Kancelarii Sejmu, Senatu i Prezydenta oraz prezesowi IPN. Dziesiątki kilometrów państwowych akt są też pod kuratelą PAN, GUS, muzeów, archiwów szkół wyższych i innych jednostek.

W archiwach państwowych na koniec 2005 r. przechowywano 249,7 km akt, a także 14,5 mln fotografii, 34,5 tys. nagrań i 3,5 tys. filmów. NDAP nadzorowała też ok. 11 tys. archiwów zakładowych, w których spoczywa dalsze 385 km akt.

Mamy także zasób archiwalny niepaństwowy, m.in. to, co przez wieki zgromadziły kościoły i w ostatnich dziesięcioleciach archiwa społeczne, m.in.: Ośrodek Karta, Archiwum Emigracji, Archiwum Polski Podziemnej, Archiwum Solidarności, Fundacja Centrum Dokumentacji Czynu Niepodległościowego, Archiwum Ukraińskie. Kilometry akt przechowują też polonijne instytuty, muzea i biblioteki.

Żaden archiwista nie pokusi się jednak o odpowiedź na pytanie o łączny zasób akt. – Pewni jesteśmy tylko tego, co mamy we własnych magazynach i co jest państwowym zasobem w archiwach zakładowych. Poza naszą wiedzą pozostają zbiory kościelne – przyznaje dr hab. Daria Nałęcz, do września ub.r., przez dziesięć lat, naczelna dyrektor archiwów państwowych.

W miarę pełną wiedzę o zasobach poznamy, kiedy archiwa wprowadzą informacje o nich do baz danych m.in.: SEZAM i IZA (www.archiwalia.gov.pl) prowadzonych przez NDAP. Wiedza o archiwaliach powinna być dostępna w jednym miejscu, niezależnie od tego, kto jest ich właścicielem.

Skarby informacji

O ile nie narusza to prawem chronionych tajemnic państwa i prywatności innych obywateli, to po 30 latach od daty sporządzenia do akt w archiwach państwowych zajrzeć może każdy obywatel. Może to zrobić zarówno w celach urzędowych, jak i prywatnych, np. poszukując informacji o przodkach czy historii swojego regionu. W uzasadnionych przypadkach zgodę na wgląd uzyskać można też wcześniej. Z akt w pracowni naukowej z archiwum korzystamy za darmo. Płacimy natomiast za kwerendy genealogiczne i majątkowe, reprodukcje i kopie akt oraz uwierzytelnione odpisy i wypisy z akt. Pracownie naukowe w 2005 r. odnotowały 100,3 tys. odwiedzin, głównie naukowców, studentów, miłośników historii i urzędników z rozmaitych urzędów.

Do najstarszych w Polsce należy Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego z około pięcioma kilometrami akt. Najcenniejsze są dokumenty potwierdzające przywileje nadane uczelni przez królów i papieży oraz rarytas na skalę światową – zbiór tzw. borkarn, czyli akta pierwszego w Europie systemu stypendialnego z XVI w. Znajdziemy też ok. 2,3 tys. pieczęci i tłoków pieczętnych, używanych przez władze uniwersytetu od ponad 600 lat.

Kilometry akt zebrały archiwa PAN. Np. krakowskie Archiwum Nauki PAN i PAU ma ich 1,2 km, w tym 181 spuścizn, czyli archiwów osobistych ludzi nauki i sztuki. Bez zbiorów Archiwum Żydowskiego Instytutu Historycznego trudno sobie wyobrazić badanie historii Żydów w Polsce. Tu znajdziemy np. Archiwum Ringelbluma, zbiór ok. 6 tys. dokumentów z warszawskiego getta, wpisany na listę UNESCO Pamięć Świata – najważniejszych zabytków światowego piśmiennictwa.

Archiwaliami mogą być nawet kawałki skał. Jeszcze przed wojną na firmy wiertnicze nałożono obowiązek przekazywania do Państwowego Instytutu Geologicznego próbek skał i opisów prowadzonych wierceń. – Są one niezmiernie kosztowne i by po latach nie wiercić w tym samym miejscu, geolodzy opisują odwierty i przechowują próbki skał. I to wieczyście, tak jak najważniejsze dokumenty państwowe – podkreśla Stanisław Doktór, kierownik Centralnego Archiwum Geologicznego. Znajdziemy tu opisy ponad 4,5 tys. dziur wydrążonych w polskiej ziemi oraz ponad 644 tys. skrzynek ze skalnym urobkiem.

Archiwum Centralne Telekomunikacji Polskiej już przechowuje 9 km akt w budynku po dawnej centrali telefonicznej. Jeśli Sejm wydłuży okres przechowywania tzw. bilingów, to operatorzy telefonii będą zmuszeni powiększyć swe archiwa. Ale trzyma się nie tylko dowody gadulstwa obywateli. Archiwum Sejmu przechowuje ponad 42 tys. kaset z nagraniami dźwiękowymi i wideofonicznymi z obrad plenarnych i posiedzeń komisji sejmowych.

Klucz u biskupa

Potentatem, jeśli chodzi o liczbę archiwów (ok. 11 tys.), jak i ich zasób (kilkaset kilometrów akt), jest Kościół. Ma je każda parafia, kuria, klasztor, zakonna prowincja i kościelna uczelnia. W kurii, poza ogólnym, jest także archiwum tajne lub przynajmniej kasa pancerna na tajne dokumenty. Klucz do tajnych akt ma wyłącznie biskup.

Archiwa diecezjalne już przed wojną przekształcały się w placówki naukowo-usługowe, ale po 1945 r. znów się zamknęły, by chronić zasoby przed ludową władzą. – Z ideologicznych względów przed 1989 r. nie było nawet pożądane cytowanie i korzystanie z kościelnych źródeł. A czy może powstać rzetelna praca o dziejach miasta czy regionu bez poznania miejscowych kościelnych akt? – mówi dr Halina Dudała, dyrektor Archiwum Archidiecezjalnego w Katowicach, zarazem sekretarz Stowarzyszenia Archiwistów Kościelnych.

Dziś archiwalia kościelne znów są dostępne. Na wgląd do akt personalnych i zastrzeżonych zgodę wydaje biskup ordynariusz lub ojciec prowincjał. Najstarsze dokumenty znajdziemy w Gnieźnie i Poznaniu, a najbogatsze zbiory w Krakowie, gdzie w dobrym stanie przetrwało Archiwum Kurii Metropolitarnej i Katedralne oraz archiwa prowincjalne bernardynów, dominikanów, jezuitów, karmelitów, reformatów, kapucynów i zmartwychwstańców. Archiwum gnieźnieńskie (ok. 6 km akt) przechowuje m.in.: manuskrypt Nowego Testamentu z 800 r., bullę Innocentego II z 1136 r., korespondencję arcybiskupów z królami i Archiwum Prymasa Polski (do 1939 r.). W Olsztynie, poza dokumentami związanymi z dziejami diecezji warmińskiej, Prus Książęcych i zakonu krzyżackiego, znajdziemy rękopisy kanoników i biskupów warmińskich: Kopernika, Dantyszka, Hozjusza, Kromera i Krasickiego. W Archiwum Jasnej Góry najcenniejsze są akta Konwentu Jasnogórskiego, bractw kościelnych, inwentarze skarbca i dóbr klasztornych oraz depozyty osób świeckich, m.in. prezydentów Mościckiego i Wałęsy.

Kopalnia tematów

Dobremu piechurowi sam spacer wzdłuż 9,9 km kartotek archiwów Instytutu Pamięci Narodowej zajmie ze dwie godziny. Nawet najdłuższe życie jest zbyt krótkie, by poznać wszystkie zwiezione tam akta (ponad 85 km). A będzie ich jeszcze więcej, bo nowa ustawa lustracyjna przewiduje przekazanie do IPN akt peerelowskich wydziałów ds. wyznań, urzędu cenzury oraz teczek osobowych żołnierzy wojskowych służb bezpieczeństwa.

Zbiory IPN interesują nie tylko lustratorów. Tysiące osób zwraca się tu o zaświadczenia o represjonowaniu, deportacji, przymusowej pracy, internowaniu czy o przyznanie statusu osoby pokrzywdzonej. Archiwa Instytutu są kopalnią materiałów źródłowych dla prac badawczych dotyczących okresu ostatniej wojny, powojennych represji, dziejów opozycji i Kościoła czy działalności organów bezpieczeństwa. W IPN pracuje się też nad tematami lżejszymi, choćby takimi jak polityka i propaganda na przykładzie kolarskiego Wyścigu Pokoju czy teleturniej „Wielka gra” jako przedmiot zainteresowania SB.

Najwięcej wniosków o dostęp do akt składają osoby ze statusem pokrzywdzonej, potem historycy z IPN, badacze spoza Instytutu i dziennikarze. Wniosków od osób spoza IPN byłoby dużo więcej, gdyby nie ograniczenie im w 2005 r. dostępu do pomocy ewidencyjnych IPN i tym samym do akt, co było następstwem wypłynięcia poza Instytut tzw. listy Wildsteina. Ograniczenie to zniesiono we wrześniu 2006 r.

W środowisku naukowców spoza IPN usłyszeć można głosy, że Instytut, poprzez ustawowy monopol na gromadzenie źródeł związanych z powojennym aparatem represji, zdobył też faktyczny monopol na badanie najnowszej historii Polski. Mówi się nawet o podkradaniu ciekawszych tematów badawczych. Trzeba je bowiem ujawnić we wniosku o zgodę na dostęp do akt. W sprawozdaniu na zakończenie swojej kadencji Kolegium IPN wytknęło jego pracownikom „tendencję do zamykania się w środowisku historyków IPN i ograniczania w badaniach do bazy źródłowej zdeponowanej w Instytucie (...) prowadzi ona do wyizolowania się ze środowiska historycznego i grozi obniżeniem poziomu merytorycznego prac”.

To ponoć historycy z IPN skłonili ówczesnego premiera Kazimierza Marcinkiewicza, by w exposé powiedział: „Przekażemy IPN archiwa dotyczące PRL oraz byłego Układu Warszawskiego”. Dyspozycję „zwrócenia społeczeństwu” akt wojskowych wykonał minister Radosław Sikorski. Większość odtajnił, ale przekazując je z Centralnego Archiwum Wojskowego do IPN w znacznej mierze ograniczył do nich dostęp.

Warto też zwrócić uwagę na narastającą dysproporcję między budżetami NDAP i IPN. Archiwa państwowe stają się ubogą krewną. W 2005 r. budżet IPN (centrali i 11 oddziałów), opiekującego się jedynie częścią akt z ostatniego 65-lecia, wyniósł 95,1 mln zł, a budżet prawie 90 archiwów państwowych (z oddziałami), gromadzących archiwalia z całego okresu naszej państwowości – 81,3 mln zł. W 2006 r. budżet IPN wzrósł już do 131 mln zł, a jeśli spełnią się kadrowe obietnice, to IPN będzie miał też więcej etatów.

Archiwalny biznes

Dziś, co jest skutkiem reformy systemu emerytalnego, akta pracownicze (umowy o pracę, świadectwa pracy, listy płac, karty zarobków i zasiłków itp.) muszą być przechowywane przez 50 lat, nawet jeśli zakład pracy zbankrutował. Obowiązek zabezpieczenia akt osobowo-płacowych spoczywa na syndyku lub likwidatorze. Może je dalej przechowywać następca byłej instytucji lub firmy, jak i (już odpłatnie) archiwum państwowe, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich bądź komercyjna firma.

Miejsce przechowywania naszych akt odszukamy w prowadzonym przez NDAP rejestrze (ewidencja.archiwa.gov.pl/miejsca.php). Dziś dokumentacja od 20,2 tys. pracodawców spoczywa u 1563 tzw. przechowawców akt. Jednym z największych jest Archiwum Ministerstwa Gospodarki (akta pracowników 442 byłych central, biur i zjednoczeń), a do najmniejszych należy Archiwum Sejmu, do którego trafiły dokumenty pracowników Frontu Jedności Narodu i Patriotycznego Ruchu Odrodzenia Narodowego.

Z przechowywania i obróbki akt (nie tylko pracowniczych) żyje coraz więcej prywatnych firm. Interesy części z nich reprezentuje Ogólnopolskie Stowarzyszenie Archiwistów. Prezesem OSA jest Lech Mądry, właściciel firmy Archeon Usługi Archiwalne z Janikowa (przechowuje 6 km akt z 90 instytucji i firm), a wiceprezesem Jacek Sałasiński, szef rodzinnej firmy Emiks Składnica Akt z Lublina (ma akta 190 tys. pracowników z 270 zlikwidowanych i istniejących nadal firm, od małych spółdzielni produkcyjnych po Hutę Ostrowiec). Sporo klientów (183) ma Emeryturka Agencja Poszukiwań Akt z Pruszcza Gdańskiego i Archiwum Rotacyjne Ład Stowarzyszenia Archiwistów Polskich w Zielonce (152, w tym byłe komitety wojewódzkie PZPR i rady wojewódzkie SdRP). Niektórzy przechowawcy obsługują tylko jednego klienta, np. Parafia Rzymskokatolicka Przemienienia Pańskiego z Sanoka trzyma u siebie akta miejscowego Transbudu.

Na ile archiwalny biznes jest opłacalny? W firmach prywatnych wynegocjowane ceny objęte są handlową tajemnicą, a archiwa państwowe w 2005 r. na przechowywaniu dokumentacji pracowniczej zarobiły 3,8 mln zł (w AP w Warszawie za metr przechowywanych akt za rok płaci się 30–50 zł).

Wiceprezes Sałasiński zwraca uwagę na to, że dziś nie trzeba się bawić w szpiegostwo gospodarcze lub biały wywiad, aby wiedzę o tajemnicach firm zdobyć z dokumentów przechowywanych w archiwach. – Tymczasem, aby świadczyć tak drażliwe usługi, wystarczy zarejestrować działalność u marszałka województwa. To jakieś kuriozum – uważa. – Powinny być koncesje.

Rozwijająca się informatyka rewolucjonizuje pracę archiwów. Materiały archiwalne (papierowe) ostatniego Narodowego Spisu Powszechnego zajęły 7 km półek. Po zeskanowaniu zmieściły się na 20 tys. płyt CD, a te – już w jednym pokoju. Coraz więcej firm rezygnuje z prowadzenia własnego archiwum, zlecając to profesjonalistom. Dostęp do zdeponowanych u nich akt (zwłaszcza tych w wersji cyfrowej) umożliwia Internet. Znając hasło, przedsiębiorca i upoważnieni pracownicy o każdej porze i z każdego miejsca na świecie mają wgląd do akt swojej firmy. Powoli w przeszłość odchodzi archaiczny wizerunek archiwisty w rękawiczkach i antykurzowej maseczce na twarzy, który z półki na półkę przekłada teczki.

Alfabet leżakowania

Podstawowe zasady postępowania z dokumentami, klasyfikowania ich, przekazywania do archiwów bądź niszczenia, określa minister kultury wespół z NDAP, a szczegółowe – instrukcja kancelaryjna zatwierdzana dla każdej państwowej i samorządowej jednostki przez dyrektora państwowego archiwum. Np. każda szkoła w swoim archiwum musi przechowywać: teczki osobowe nauczycieli i reszty personelu, ich listy płac, dokumentację księgową i sprawozdania finansowe, księgi ewidencji uczniów, dzienniki szkolne i arkusze ocen oraz kroniki szkolne.

Dokumentację dzieli się na archiwalną (kategorii A), przechowywaną wieczyście, i niearchiwalną (kategoria B i jej podgrupy), która idzie na przemiał, gdy utraci wartość użytkową. Akta kategorii A przez pierwsze 25 lat przechowuje archiwum zakładowe instytucji, w której one powstały. Potem przejmują je archiwa państwowe. Akta sądowe i z archiwów wyodrębnionych u wytwórców przechowywane są dłużej – 30 i 50 lat, a księgi stanu cywilnego – 100 lat.