Choć od cyfryzacji nie ma odwrotu, szybkość wprowadzania nowych rozwiązań z jednej strony uzależniona jest od dostępnych na rynku nowoczesnych technologii, z drugiej od obowiązujących w naszym kraju regulacji prawnych związanych np. z akceptacją pism elektronicznych.
W lipcu 2016 r. wejdzie w życie unijne rozporządzenie eIDAS, które ujednolici przepisy w krajach członkowskich, dzięki którym korespondencja elektroniczna zostanie zrównana z papierową.
Poczta Polska już teraz przygotowuje się do tych zmian. Od ponad roku spółka celowa Poczta Polska Usługi Cyfrowe (PPUC) rozbudowuje internetową platformę usług elektronicznych pod marką Envelo. Wszystko to z myślą o wymagających klientach, którzy oczekują innowacyjnych i bezpiecznych rozwiązań. Nadchodzące regulacje prawne z pewnością wpłyną na ich preferencje. – Nasze e-usługi skierowane są do bardzo szerokiej grupy klientów, którzy korzystają ze standardowych usług pocztowych, ale wraz z rozwojem internetu mają wobec nich coraz wyższe oczekiwania – mówi Grzegorz Świdwiński, prezes spółki Poczta Polska Usługi Cyfrowe.
Pod koniec 2013 r. platforma zaoferowała dostęp do pierwszych produktów cyfrowych, dzięki którym każdy z komputera może wysłać do rodziny i znajomych neokartkę czy neolist (adresaci otrzymują je w wersji papierowej) lub samodzielnie wydrukować neoznaczek (bez kupowania go na poczcie). Kilka miesięcy później z myślą o firmach i sektorze publicznym, które generują wiele dokumentów rozliczeniowych, wprowadziła usługi dla wystawców i odbiorców faktur: neofakturę i neorachunki.
Bezpieczna e-skrzynka
Regulacje unijne w ciągu najbliższych kilkunastu miesięcy znacząco wpłyną na rozwój korespondencji elektronicznej. W momencie zrównania wiadomości elektronicznych z papierowymi zacznie rosnąć zapotrzebowanie na w pełni bezpieczne narzędzia do komunikacji internetowej. Mając świadomość nadchodzących zmian, Envelo obrało za cel stworzenie jednego, bezpiecznego miejsca do korzystania z e-usług pocztowych. Taka właśnie jest Skrzynka Envelo. To nic innego jak odpowiednik tradycyjnej skrzynki pocztowej, ale w internecie, z której mogą korzystać zalogowani użytkownicy platformy.
Aby stać się użytkownikiem Skrzynki Envelo, wystarczy zarejestrować się na www.envelo.pl. Co można zyskać?
List polecony bez wychodzenia z domu
Posiadacze Skrzynki Envelo mogą skorzystać z rewolucyjnego rozwiązania, jakim jest wysyłanie listów poleconych z komputera, czyli neolist drukowany polecony. Wystarczy wpisać treść w edytorze online lub dołączyć gotowy PDF, wnieść odpowiednią opłatę i wysłać neolist ze Skrzynki Envelo. Drukowaniem i kopertowaniem (wliczonym w cenę neolistu) zajmuje się Envelo, a doręczeniem Poczta Polska i jej listonosze. Na Skrzynkę Envelo nadawca otrzyma potwierdzenie nadania, a w przypadku opcji neolistu drukowanego poleconego z ZPO także potwierdzenie odbioru. Jaką korespondencję można wysłać za pomocą takiego neolistu? Firmy oraz osoby prywatne bez wychodzenia z biura czy z domu mogą przesyłać m.in. oferty, umowy, reklamacje, skargi, regulaminy, wezwania do zapłaty. Obecnie w ten sposób nie mogą być wysyłane dokumenty, które wymagają oryginału pieczęci i podpisu odręcznego.
Konto prawdziwe i dobrze strzeżone
Przygotowując się do nowych regulacji prawnych dotyczących świadczenia tzw. usług zaufanych, platforma Envelo już teraz wprowadza pocztowe Konto Zaufane. Każdy użytkownik Skrzynki Envelo może zyskać do niego dostęp, jeśli jednorazowo potwierdzi swoją tożsamość w placówce Poczty Polskiej. Takie uwierzytelnienie gwarantuje, że Konto Zaufane jest powiązane z prawdziwą osobą lub firmą.
Założenie Konta Zaufanego to możliwość skorzystania z nowej e-usługi, która w początkowej odsłonie Skrzynki Envelo w wersji podstawowej jest bezpłatna. Neolist elektroniczny to bezpieczna korespondencja w internecie. Wiadomość można wysłać jako zwykłą lub rejestrowaną (za opłatą). W przypadku neolistu elektronicznego rejestrowanego, w odróżnieniu od zwykłej wiadomości e-mail, nadawca otrzymuje potwierdzenia nadania, dostarczenia i odczytania lub odrzucenia wiadomości. Każde z nich jest opatrzone Cyfrowym Stemplem Pocztowym, który gwarantuje, że nikt nie ingerował w faktyczną datę nadania czy odebrania wiadomości. Będzie to miało ogromne znaczenie, gdy eIDAS wejdzie w życie, zwłaszcza w przypadku przesyłania w określonym terminie ważnych dokumentów w relacjach biznesowych i urzędowych.
Ponadto w odróżnieniu od zwykłego maila, który często dostajemy z nieznanych nam serwerów i od nieznanych adresatów, w skrzynce Envelo nie znajdziemy spamu, zawirusowanych wiadomości czy reklam z nieznanych źródeł.
Bezpieczeństwo i rozwój
Zgodnie z założeniami strategii biznesowej PPUC usługi cyfrowe będą stale rozbudowywane. – Skrzynka Envelo to początek wygodnej i w pełni bezpiecznej komunikacji elektronicznej. Nieustannie rozwijamy funkcjonalności całej platformy i jesteśmy otwarci na uwagi od jej użytkowników. Bacznie przyglądamy się też zmianom w prawie, m.in. takim jak eIDAS, by zawczasu przygotować usługi pod ich kątem – wyjaśnia Grzegorz Świdwiński, prezes PPUC.
Posiadacze Skrzynki Envelo oraz Konta Zaufanego mogą już wysyłać i odbierać neolisty elektroniczne. Równolegle na platformie udostępnione jest narzędzie, które pozwala twórcom rozwiązań cyfrowych zbierać od użytkowników Envelo uwagi na temat oferowanej usługi. Co zmienić, a co usprawnić, by spełnić oczekiwania użytkowników.
Ulepszanie i rozwój funkcjonalności wprowadzonych rozwiązań, jak również zapewnienie bezpieczeństwa systemu i gromadzonych informacji to jedno z najważniejszych zadań spółki PPUC.
***
Zalety posiadania skrzynki envelo:
• Jedno bezpieczne miejsce, w którym użytkownik zyskuje dostęp do pełnej gamy e-usług pocztowych
• Nadawanie korespondencji bez wychodzenia z biura czy z domu – w tym neolistów drukowanych zwykłych i poleconych
• Łatwa wysyłka korespondencji masowej
• Dostęp do bezpiecznej komunikacji elektronicznej w ramach Konta Zaufanego
• Brak spamu i wirusów
• Wygoda i oszczędność czasu
• Dostęp 24/7
• Książka adresowa z opcją dodawania adresów fizycznych i Envelo ID oraz importowania danych z pliku
• Wygodne zarządzanie korespondencją dzięki archiwum i powiadomieniom o statusie realizacji wysyłki
• W przyszłości – komunikacja elektroniczna z urzędami i firmami, zawieranie umów przez internet bez dodatkowych wymogów, dokonywanie rezerwacji online bez użycia karty płatniczej
***
Neolist elektroniczny
To elektroniczny, znakowany czasem list wysyłany między użytkownikami posiadającymi Konta Zaufane. Aby go wysłać, trzeba znać Envelo ID odbiorcy (może być przechowywane w Skrzynce Envelo z innymi kontaktami). Pozwala na bezpieczną korespondencję drogą elektroniczną, z możliwością uzyskania w formie PDF potwierdzenia nadania wiadomości, dostarczenia, odczytania lub odrzucenia przez odbiorcę. Neolisty polecone z potwierdzeniem odbioru mogą być wykorzystywane wszędzie tam, gdzie niepotrzebny jest podpis odręczny.
Adresat otrzyma mailem na tradycyjną skrzynkę pocztową powiadomienie, że dostał neolist elektroniczny, lecz by go przeczytać, powinien wejść na swoją Skrzynkę Envelo.
***
Cztery kroki do założenia konta zaufanego
1. Zarejestruj się na platformie www.envelo.pl. Aby utworzyć konto, podaj adres e-mail i hasło (co najmniej 8 znaków, z których co najmniej jeden musi być zapisany wielką literą i co najmniej jeden musi być cyfrą, hasło nie może zawierać znaków specjalnych). Następnie uzupełnij dane osobowe. Potwierdź rejestrację, klikając link w mailu.
2. Wejdź do Skrzynki Envelo. Po zakończonej rejestracji zaloguj się do Skrzynki Envelo, używając podanego wcześniej adresu e-mail i hasła. Na stronie skrzynki, w lewym górnym rogu, tuż pod logo Envelo, znajdziesz swój indywidualny, dziewięciocyfrowy numer Envelo ID. To rodzaj internetowego identyfikatora i adresu, który trzeba zapamiętać lub zapisać.
3. Potwierdź swój Envelo ID w placówce pocztowej. Aby korzystać z Konta Zaufanego, trzeba potwierdzić swoje dane wprowadzone do Skrzynki Envelo na poczcie. Przy okienku należy okazać dowód osobisty lub paszport i podać swój e-mail. Przedsiębiorcy dodatkowo muszą podać numer NIP, REGON i nazwę firmy. Pracownik placówki pocztowej wypełni odpowiedni formularz uwierzytelnienia, który trzeba podpisać.
4. Potwierdzenie o założeniu oraz o uwierzytelnieniu Konta Zaufanego zostanie wysłane na podany adres e-mail oraz do twojej Skrzynki Envelo.