Rynek

Biurowe rewolucje

Praca w openspejsie. Zgroza czy błogosławieństwo?

W nowoczesnym biurze przestrzeń podzielona jest na strefy różnych aktywności. W nowoczesnym biurze przestrzeń podzielona jest na strefy różnych aktywności. Tadeusz Późniak / Polityka
Kiedyś biura to były labirynty korytarzy i dziesiątki małych pokoi. Dziś przypominają fabryczne hale. Można też w nich przyrządzić sobie smaczny posiłek, poćwiczyć jogę i się wykąpać.
Firmy coraz silniej odczuwają brak młodych, utalentowanych pracowników. Kuszą ich nie tylko pieniędzmi, ale także warunkami pracy.Tadeusz Późniak/Polityka Firmy coraz silniej odczuwają brak młodych, utalentowanych pracowników. Kuszą ich nie tylko pieniędzmi, ale także warunkami pracy.

[Tekst ukazał się w tygodniku POLITYKA 21 kwietnia 2015 roku]

Openspejsowa rewolucja trwa. Do naszego kraju dotarła w latach 90., a jej postępy mierzy się tysiącami metrów kwadratowych nowych biur powstających każdego roku. Od 1989 r. wybudowano już 951 biurowców o łącznej powierzchni 7 mln m kw. Większość z nich jest zorganizowana według systemu przestrzeni otwartej (z ang. open space). To zupełnie inne realia niż w tradycyjnych biurach gabinetowych, przez biuroznawców zwanych z angielska (chyba trafniej) cellular offices, czyli biurami komórkowymi. Za drzwiami każdej komórki jest miejsce dla jednego, góra kilku pracowników, korytarz służy jako biurowa agora. Wędrując do toalety po wodę na herbatę albo żeby wyrzucić stare fusy, spotyka się znajomych, wymienia ważne informacje oraz plotki.

W openspejsie jest inaczej. Tu wszyscy cały czas są razem. Wielkie pomieszczenia, jak okiem sięgnąć, są zastawione biurkami. Stanowiska pracy, jedne od drugich, oddzielają tylko nieduże przegródki. Dają niewiele intymności, ot tyle, żeby sobie wzajemnie w ekran komputera nie zaglądać. Wystarczy jednak podnieść głowę, a widzi się, co kto robi. Kto pracuje, kto gada przez telefon albo pije kawę.

Kto to wymyślił? Tropy prowadzą do Fryderyka Taylora, twórcy naukowej organizacji pracy. Ten żyjący na przełomie XIX i XX w. amerykański przedsiębiorca i naukowiec, wspólnie z Henrym Fordem stworzyli taśmowy system produkcji przemysłowej. Openspejsowe biura miały być odpowiednikiem taśmy dla pracowników umysłowych. Chodziło o obniżenie kosztów, bo na tej samej powierzchni można zmieścić 20 proc. pracowników więcej.

Najważniejszym elementem openspejsu jest zwykle wydzielone stanowisko dla szefa. Teoretycznie to gabinet, w praktyce – przeszklona budka biurowego brygadzisty, z której może on obserwować, jak pracują podwładni. To mobilizuje załogę i poprawia wydajność. Bo Taylor był zdania, że nic tak dobrze nie działa jak stała świadomość, że jest się widzianym nie tylko przez kolegów, ale i szefa.

Przestrzeń biurowa w firmie. Jaka powinna być?

Openspejsową modę przyniosły do Polski zachodnie korporacje i do dziś ten system pracy jest kojarzony przede wszystkim z korpoświatem. Najmniej uległa mu administracja państwowa i samorządowa. Głównie ze względu na ograniczenia architektoniczne, bo tradycyjne biura trudno przerobić na openspejs. To kosztuje, a zresztą nie ma dobrej motywacji, bo dla administracji efektywność ma znaczenie drugorzędne.

Inaczej na to patrzą właściciele prywatnych firm. Zwłaszcza ci, dla których nowoczesne biuro (najlepiej kategorii A+) jest symbolem statusu i wizytówką, którą chwalą się przed klientami – dla biur doradczych, kancelarii prawnych, pracowni architektonicznych, agencji reklamowych itd. W 2014 r. w trakcie budowy znajdowało się 633 tys. m kw. nowych biur w Warszawie oraz 581 tys. m kw. w ośmiu największych miastach regionalnych. Poza stolicą największe centra biurowe rosną w Krakowie (107 tys. m kw.) i we Wrocławiu (70 tys. m kw.). Najskromniej wypada Szczecin (17 tys. m kw.) i Lublin (13 tys. m kw.). Kiedy wszystkie realizowane obecnie budynki zostaną ukończone, polski zasób powierzchni biurowej powiększy się o prawie 17 proc. – przewiduje Konrad Heidinger z działu doradztwa i badań rynku CBRE.

Właściciele i prezesi firm bardzo sobie chwalą openspejsowe rozwiązania, choć sami zwykle pracują w odizolowanych gabinetach. Mniej akcentują sprawę oszczędności, więcej mówią o integracji pracowników, budowaniu ducha zespołu, o sprawnym przepływie informacji i rodzeniu się nowych pomysłów. Pracownicy już tacy zachwyceni nie są.

– Trudno się skupić na pracy, bo ciągle coś cię rozprasza. Ktoś obok rozmawia przez telefon, sprawa służbowa, więc mu wolno, ale wszyscy muszą słuchać – opowiada Piotr, junior project manager w jednej z korporacji. – Dwa biurka dalej trwa narada kolegów zaangażowanych w jakiś projekt, obok koleżanka podjada chipsy i słychać chrupanie. Ktoś wchodzi, ktoś wychodzi, ktoś kogoś woła. Trudno się z tego wyłączyć.

Te zastrzeżenia potwierdzają naukowcy. Z badań przeprowadzonych w Wielkiej Brytanii wynika, że 60 proc. openspejsowych pracowników narzeka na niedostatek spokojnej przestrzeni i brak prywatności. Naukowcy z australijskiego Uniwersytetu w Queensland doszli do przekonania, że system wpływa na wzrost poziomu stresu, podnosi ciśnienie krwi, nasila konflikty i przekłada się na częstszą absencję chorobową w porównaniu z pracownikami biur komórkowych. Powodem rozmaitych dolegliwości jest m.in. brak naturalnego światła, dostępu do okna, a także klimatyzacja.

Jak obniżyć koszty w firmie?

Tymczasem nie ustają poszukiwania dalszych oszczędności. Obserwując openspejsy, odkryto, że przeciętnie 20–30 proc. miejsc stoi puste. Bo ktoś zachorował, ktoś ma urlop albo jest w delegacji. Wniosek? Można je zlikwidować. Tak narodziła się idea „gorących biurek”, zwana też deskszeringiem (od desk sharing, czyli współużytkowanie biurek). Pracownik nie ma przypisanego miejsca, lecz każdego dnia zajmuje to, które akurat jest wolne. Kończąc pracę, musi je pozostawić puste. Własne rzeczy może przechowywać w zamykanej szafce.

Ma być sterylnie i bezosobowo. Koniec z prywatyzowaniem biurka za pomocą kwiatków czy zdjęć dzieci. W skrajnych przypadkach pracownik przy tym samym gorącym biurku nie przepracuje całego dnia, bo do każdej formy aktywności przypisane są inne strefy.

Taylor byłby pewnie zachwycony, bo to rozwiązanie bardzo w jego duchu. Zwłaszcza że następcy także stawiają na technikę. Dziś pracownik umysłowy swój warsztat pracy nosi w laptopie, a potrzebne dokumenty ma nie na biurku, lecz na dyskach firmowego serwera albo w chmurze. Dlatego mówi się o biurach mobilnych, bo można się logować z dowolnego miejsca i pracować w pociągu, w kawiarni, w hotelu.

Szczególnie dobrym miejscem jest dom. To kolejny pomysł na obniżanie kosztów, teoretycznie pozwalający biuro wyeliminować całkowicie. System pracy w domu, czyli telepracy (zwany home office), wykorzystują niektóre firmy. W Polsce w ostatnich tygodniach o takich planach zakomunikowało wydawnictwo Infor Biznes. Do domów przeniosą się dziennikarze „Dziennika Gazety Prawnej”. Wydawca zapewni im sprzęt oraz stałe łącze internetowe.

System telepracy nie wszędzie jednak się sprawdza. Zawodzi zwłaszcza, gdy konieczna jest kooperacja i praca zespołowa. Biuro istniejące fizycznie tworzy swoisty ekosystem, zapewnia nieoficjalny obieg informacji, stymuluje pracowników. Ułatwia zarządzanie, a pracownikom daje większe szanse na awans. Zresztą pociąg do wspólnej pracy biurowej mają nawet ci, którzy na pozór skazani są na pracę w domu. Młode osoby prowadzące indywidualną działalność chcą pracować razem, poza domem (zwłaszcza jeśli mieszkają jeszcze z rodzicami). Karierę robi więc coworking, czyli wspólna praca w biurach wynajmowanych na godziny.

Ćwicz i pracuj

Taśmę produkcyjną nie tak łatwo zaadaptować do pracy intelektualnej. Zwłaszcza gdy ważna jest nie liczba przerobionych faktur, wypełnionych dokumentów, ale pomysłowość, kreatywność, wszędzie tam, gdzie rodzą się nowe idee. Tak narodził się nurt humanizowania pracy biurowej. Można go nazwać openspejsem z ludzką twarzą.

Ikoną nowego stylu stała się centrala firmy Google, czyli Googleplex. Kompleks w Mountain View zyskał światowy rozgłos ze względu na atrakcje, jakie oferuje pracownikom. Trochę przypomina skrzyżowanie biura z Disneylandem. Są tu darmowe restauracje, nastrojowe kafeterie, sale do uprawiania sportu, a nawet… zjeżdżalnie. Przeszklone budynki zatopione są w zieleni. Stanowiska pracy dla kilkuosobowych zespołów oddzielone są szklanymi ścianami, których ustawienia można modyfikować.

Pracownicy mogą urządzać miejsca pracy po swojemu, a nawet przyprowadzać tu psy (ale kotom wstęp wzbroniony). Ma to służyć komfortowi psychicznemu i fizycznemu, bo jak uważają szefowie Google, pracownik zadowolony i zrelaksowany jest bardziej twórczy i wydajny. Dlatego według podobnej filozofii urządzane są zagraniczne biura Google, w tym także centrum badawczo-rozwojowe we Wrocławiu.

Na biurową rewolucję zdecydowała się niedawno spółka Skanska Property Poland, deweloperska odnoga szwedzkiej spółki budowlanej. Pracownicy jej warszawskiego biura pracują w systemie gorących biurek. Przy stanowiskach stoją czarne, plastikowe nosidełka, rodzaj skrzynek na narzędzia. Zmieniając miejsce, zabiera się do nich biurowy dobytek. System jest demokratyczny, te same zasady obowiązują nawet Katarzynę Zawodną, panią prezes. Wyjątek zrobiono tylko dla działu prawno-finansowego, który ze względu na dużą liczbę papierowych dokumentów jest przywiązany do swoich biurek. – Przestrzeń została podzielona na różne strefy aktywności. Każdy z nas w zależności od charakteru pracy wybiera najwygodniejsze miejsce – wyjaśnia Arkadiusz Rudzki, dyrektor ds. wynajmu i zarządzania wartością budynków. – Mamy obszar cichej pracy, salki konferencyjne do prac w zespołach, ale także kameralne miejsca do spotkań ad hoc. Ściany pokryte są specjalną farbą, więc jeśli ktoś musi coś zilustrować wykresem, może rysować na ścianie. Do rozmów telefonicznych służą budki telefoniczne – miejsca osłonięte dźwiękochłonnymi ekranami.

Rozmawiamy w obszernej kuchnio-jadalni utrzymanej w skandynawskim stylu. Co pewien czas pojawia się któryś z pracowników, sięga do lodówki, wyjmuje wiktuały i robi sobie kanapki, sałatkę, parzy kawę. Może w tym samym czasie zerkać na wielki telewizor nastawiony na TVN24. O zaopatrzenie spiżarni troszczy się firma, pracownicy za to nie płacą. To element biurowej polityki. – Pracę zaczynamy zawsze od wspólnego śniadania. Jest okazja, żeby się spotkać, porozmawiać. Kuchnia jest dostępna także przez resztę dnia – wyjaśnia dyr. Rudzki. Jest tu też salka do fitnesu i ćwiczeń jogi, łazienka z prysznicem, czytelnia z fotelem i prasą, a nawet mały plac zabaw dla dzieci (jeśli ktoś nie będzie miał co zrobić z pociechą). Takie biuro-pensjonat desk&breakfast. Nazywa się to Activity Based Workplace, czyli biuro elastyczne. Wzór został przeniesiony ze sztokholmskiej centrali koncernu, gdzie pracuje 1000 osób. Biuro warszawskie jest bardziej kameralne, bo zaledwie 80-osobowe.

Pufy i kanapy

W sąsiednim biurowcu swą siedzibę ma firma doradcza EY. Ona także urządza biuro w podobnym stylu i też w ramach globalnego programu EY. Nazywa się on Workplace of the Future, czyli miejsce pracy przyszłości. W nowej aranżacji doradcy pracują w systemie gorących biurek, w obszarach przystosowanych do różnych typów aktywności.

Dla niektórych to było trudne wyzwanie, wiele osób było przyzwyczajonych do swoich miejsc i biurek. Miejsce siedzenia było też odwzorowaniem hierarchii. Ważniejsi siedzieli bliżej okien, partnerzy mieli własne gabinety. Teraz tego nie ma – wyjaśnia Piotr Piela, partner zarządzający Działem Doradztwa Biznesowego EY. – Mój gabinet zwykle stał pusty, bo często jestem poza biurem albo pracuję u któregoś z naszych klientów. To było marnotrawstwo przestrzeni.

Szef chwali sobie nowe, demokratyczne porządki. Kiedy każdego dnia musi sobie znaleźć inne miejsce, ma lepsze kontakty z pracownikami. Teraz w miejscu jego gabinetu jest play room, czyli sala zabaw. Stoją tu pufy i kanapy, na ścianie wisi ekran, a leżące obok gamepady wskazują, że doradcy relaksują się przy grach wideo. Dla amatorów mocnego uderzenia (albo wkurzonych na szefa) w kącie wisi bokserski worek. Oczywiście jest też wielka kuchnia z bufetem i stołami, ale jedzenia EY już nie funduje.

Openspejsy nowej generacji wprowadziły już niektóre banki (Citi Handlowy, Alior) i duże korporacje (Fortum, Mars Polska). Dla szeregowego korpogalernika, przykutego do biurka w tradycyjnym, wielkim openspejsie, opisy biur, w których można w czasie pracy grać w piłkarzyki, czytać prasę albo na koszt firmy popijać cappuccino, brzmią jak relacje z innych planet. Wielu pracodawców puka się w głowę. Nie mają co z pieniędzmi robić? Tymczasem eksperci biurowi przekonują, że to się opłaca. Firmy coraz silniej odczuwają brak młodych, utalentowanych pracowników. Kuszą ich nie tylko pieniędzmi, ale także warunkami pracy. Te nowe pomysły tworzone są z myślą o rozpoczynającej karierę generacji Y (zwanej też millennialsami). Pojawiło się już nawet nowe pojęcie biurowego dobrostanu.

–„Igreki” to oczko w głowie wielu pracodawców. Nie czują przywiązania do własnego biurka, a przy tym biegle posługują się najnowszymi technologiami. Kojarzą pracę z przestrzenią do samorealizacji w szerszym niż tylko zawodowy kontekście – tłumaczy Anna Krześniak, starszy konsultant z międzynarodowej firmy JLL zajmującej się finansowaniem i doradztwem na rynku nieruchomości. Jeśli dzięki temu będą kreatywni i chętni do pracy, wydatki zwrócą się z nawiązką. Szkoda, że Taylor tego nie dożył.

Polityka 17.2015 (3006) z dnia 21.04.2015; Rynek; s. 38
Oryginalny tytuł tekstu: "Biurowe rewolucje"
Więcej na ten temat
Reklama

Codzienny newsletter „Polityki”. Tylko ważne tematy

Na podany adres wysłaliśmy wiadomość potwierdzającą.
By dokończyć proces sprawdź swoją skrzynkę pocztową i kliknij zawarty w niej link.

Informacja o RODO

Polityka RODO

  • Informujemy, że administratorem danych osobowych jest Polityka Sp. z o.o. SKA z siedzibą w Warszawie 02-309, przy ul. Słupeckiej 6. Przetwarzamy Twoje dane w celu wysyłki newslettera (podstawa przetwarzania danych to konieczność przetwarzania danych w celu realizacji umowy).
  • Twoje dane będą przetwarzane do chwili ew. rezygnacji z otrzymywania newslettera, a po tym czasie mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
  • Podanie przez Ciebie danych jest dobrowolne, ale konieczne do tego, żeby zamówić nasz newsletter.
  • Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia swoich danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Czytaj także

Niezbędnik

Skąd się biorą pioruny? Odpowiedź może zaskoczyć

Piorun pojawia się nagle, znika błyskawicznie i nie pozwala się łatwo zbadać. Skąd to budzące zachwyt i grozę zjawisko bierze energię oraz jak ją uwalnia? Odpowiedź może zaskoczyć.

Andrzej Hołdys
07.07.2020
Reklama

Ta strona do poprawnego działania wymaga włączenia mechanizmu "ciasteczek" w przeglądarce.

Powrót na stronę główną