Jak się lepiej zorganizować?

Co robić, żeby niepotrzebnie nie tracić czasu
Wynalazki wpłynęły na zwiększenie wydajności pracy, ale za ich sprawą świat gwałtownie przyspieszył. Coraz bardziej brakuje nam czasu. Nie zdążyliśmy się nauczyć nim gospodarować.

Komputer, komórka czy Internet zwielokrotniły naszą wydajność jako pracowników, ale mało komu przyszło do głowy, by z ich powodu skrócić czas pracy. Pracodawcom pomogła właściwość ludzkiej psychiki, zwana adaptacją sensoryczną. Sprawia ona na przykład, że przykry zapach po pewnym czasie przestaje przeszkadzać. Mechanizm adaptacji działa też w drugą stronę – jeśli przesiądziemy się do lepszego samochodu lub przed szybszy komputer, wkrótce przestajemy odczuwać różnicę.

Na podobnej zasadzie organizm przyzwyczaja się do większej wydajności w pracy, która szybko staje się normą. Nie zdając sobie z tego sprawy, bierzemy na siebie kolejne zadania, zapominając o limitach wytyczonych przez nasze możliwości.

Coraz popularniejsze komputery kieszonkowe, tzw. BlackBerry (komputer i telefon w jednym), zdają się te możliwości znacząco powiększać, pod warunkiem jednak, że ich posiadacze korzystają z nich w sposób właściwy. W przeciwnym razie elektroniczny gadżet zamiast pomóc, będzie przeszkadzać, stając się pożeraczem cennego czasu. Nie chodzi tylko o to, że wielu gadżeciarzy gra lub traci czas surfując po Internecie, zamiast pracować, ale również o to, że wielu z nich dekoncentruje się pod natłokiem informacji. Ludzki umysł – doświadczony setkami tysięcy lat ewolucji – jest wyczulony na rozmaite docierające do mózgu bodźce.

Ta sama właściwość, która kiedyś pomagała człowiekowi przetrwać w puszczy, a dziś pozwala mu uniknąć wypadku na ulicy, w pracy tylko przeszkadza. Bo gdy zaczyna dzwonić komórka, wibruje sms lub na ekranie komputera pojawia się nowy e-mail – rodzi się silna pokusa, by dla nich porzucić wszystkie inne pilne zajęcia. Pcha nas do tego odruch warunkowy zwany przymusem reakcji. Pod wpływem nawału rozmaitych bodźców nasz dzień pracy zamienia się w sieczkę, gdyż przymus natychmiastowej reakcji doprowadza do utraty kontroli nad biegiem wydarzeń. Mnóstwo pary idzie w gwizdek – poświęcamy czas na czytanie i kasowanie e-maili, odbieranie jałowych telefonów, które niewiele mają wspólnego z obowiązkami czy prowadzonym projektem.

Planowanie i rozliczanie czasu

Straty czasu przypominają ucieczkę ciepła z domu przez niezliczone szpary, nieszczelne drzwi i okna. Choć poszczególne straty nie są wielkie, zsumowane słono nas kosztują. Dlatego czasu warto pilnować.

– Należy go wykorzystywać najlepiej, jak potrafimy, a później rozliczać się przed samym sobą niczym najlepszy księgowy sprawdzający przychody i wydatki swojej firmy – radzi Bartosz Pałgan, trener z firmy szkoleniowej Rendev.

Przy planowaniu rozkładu dnia przyda nam się praktyczna wiedza dotycząca np. funkcjonowania biura – własnego oraz klienta. Warto wziąć pod uwagę, że np. w poniedziałki i wtorki odbywają się narady i zebrania, trudno więc dodzwonić się do kontrahenta lub umówić na spotkanie. Dla handlowca efektywnym dniem pracy jest piątek – zbliża się weekend i jego biznesowi partnerzy bywają w lepszych humorach. Rośnie więc szansa, że przystaną na wyższą cenę lub podpiszą kontrakt.

Psycholodzy dowiedli, że w ciągu dnia jesteśmy w stanie efektywnie pracować przez półtorej do dwóch godzin. Jest to tak zwany złoty czas, który powinniśmy zarezerwować na wykonanie najważniejszych zadań. Zazwyczaj wypada on między 9.00 a 12.00, ale bywa, że później. Żeby ustalić, kiedy mamy swoje złote godziny, przyjrzyjmy się własnemu rytmowi dnia. A kiedy je już umiejscowimy w czasie, dbajmy, by wtedy nikt nam nie przeszkadzał. I na odwrót – gdy wiemy, że o konkretnej porze zazwyczaj urywa się telefon, lepiej zajmijmy się wtedy sprawami, które nie wymagają dużego skupienia.

W zarządzaniu czasem sprawdza się popularna zasada Pareto (80/20), która w tym przypadku mówi, że 80 proc. efektu pracy zawdzięczamy tylko 20 proc. podjętych działań. Stąd płynie wniosek, że produktywny będzie tylko co piąty odebrany telefon – warto więc je selekcjonować. Z trwającego godzinę zebrania efektywny będzie niespełna kwadrans.

Bartosz Pałgan dodaje, że przy planowaniu własnego czasu warto brać pod uwagę osobiste predyspozycje: – Mało kto słyszał o naszym biologicznym czasie, umie go wyznaczyć dla siebie samego i postępować według własnych predyspozycji. Rzecz w tym, że jedni ludzie są na przykład najbardziej wydajni rano, inni w nocy. Słowik (czyli klasyczny ranny ptaszek) nie powinien więc tracić swojego najlepszego czasu na staniu w ulicznym korku, klasyczna sowa (aktywna po południu i wieczorem) – na oglądanie telewizji.

Ważne ważniejsze niż pilne

Zaplanowanym zadaniom warto przyporządkować odpowiednią wagę – te kluczowe wykonywać samemu, pozostałe delegować na innych.

Tylko jak te kluczowe zadania rozpoznać? Niezwykle pomocna jest tu tak zwana macierz Eisenhowera, technika organizacji zadań wymyślona przez słynnego amerykańskiego generała. Zaproponował on podział czynności, jakie mamy do wykonania, na cztery kategorie według pilności i ważności. Do pierwszej kategorii należą zadania ważne i pilne, których nie unikniemy i nie możemy zaniedbać (np. egzaminy). Druga to rzeczy ważne, ale niepilne – dokształcanie czy sprawy prywatne, które decydują o poczuciu szczęścia i bezpieczeństwa. W trzeciej mieszczą się sprawy pilne, lecz nieważne: spotkania, wizyty lub rozmowy telefoniczne, w których bierzemy udział ze względu na innych. Ostatnia obejmuje rzeczy nieważne i niepilne, które tylko wypełniają czas (np. oglądanie telewizji).

Z obserwacji amerykańskiego guru zarządzania czasem Stevena Coveya, autora głośnego również u nas poradnika „7 nawyków skutecznego działania”, wynika, że marnujemy czas i życie tkwiąc bezproduktywnie w ostatniej kategorii, podczas gdy 60 proc. czasu i energii powinniśmy poświęcać tej drugiej – czyli zajmować się sprawami ważnymi (a więc tymi, od których najbardziej zależy życiowy sukces), zanim staną się pilne. Jak pisze Covey, trzeba karmić możliwości i głodzić problemy. Tymczasem robimy zwykle na odwrót, gdyż często zdarza się nam błędnie brać sprawy pilne za ważne. Dzieje się tak dlatego, że te pilne kłują w oczy, domagają się, by się nimi zająć, podczas gdy za ważne i niepilne zabieramy się niechętnie, bo wymagają od nas więcej inicjatywy.

Wiele osób nie potrafi dopasować swoich zadań do odpowiedniej kategorii z innego jeszcze powodu – nie mają życiowych priorytetów, nie wytyczają sobie życiowych celów, przez co nie wiedzą, co w ich życiu jest naprawdę ważne. „Jakby wspinali się po drabinie, nie zdając sobie sprawy, iż jest ona przystawiona do niewłaściwej ściany” – napisał obrazowo Covey.

To w jakim stopniu uda się nam nad czasem zapanować, zależy od systemu wartości, temperamentu, osobowości, ale również czynników psychicznych, które jesteśmy w stanie sami kształtować. Wiele więc zależy od siły charakteru i samozaparcia, by pracować nad sobą. Tym, którzy tej wewnętrznej siły w sobie jeszcze nie mają, przyda się rada Bartłomieja Pałgana, by spróbować „zaprzyjaźnić” się z własnym czasem: jeśli będziemy go szanować, nie trwoniąc na bezsensowne zajęcia, on odwzajemni nam się tym samym i pozwoli się przeznaczyć w większej mierze na zajęcia, które lubimy i chcemy wykonywać. Nie od rzeczy byłoby także wziąć sobie do serca słowa Beniamina Franklina: „Kochasz życie? Nie trwoń więc czasu, bo ono z niego właśnie się składa”.

Paweł Wrabec

Korzystałem z książek: Stephen Covey „7 nawyków skutecznego działania”, Steve Prentice „Zapanować nad czasem”.

 

Czas jak narkotyk

Rozmowa z Aleksandrą Teliszewską, psychologiem i trenerem z firmy szkoleniowej High5

Co sprawia, że czas przecieka między palcami i ciągle go nam brakuje?

Nie umiemy go dobrze inwestować. Trzeba zajmować się nie tylko pracą, ale zadbać o potrzeby ducha i ciała. Tymczasem brakuje nam czasu na sen, nie czytamy książek i zaniedbujemy relacje z bliskimi. Dzieje się tak, bo nie potrafimy żyć tu i teraz. Zbyt absorbuje nas przyszłość – myślimy o czynnościach, które mamy dopiero wykonać. Zamiast odpocząć po dobrze wykonanej pracy, stresujemy się kolejnym wyzwaniami. Ten stres wyzwala adrenalinę. Uzależniając nas, sprawia, że coraz szybciej pędzimy przez życie, podejmując kolejne zadania, mimo że obiektywnie nie są ani ważne, ani tak znów bardzo pilne.

Czyli czas działa jak narkotyk?

Tak. Nieprzypadkowo ci sami zagonieni ludzie tracą mnóstwo czasu, włócząc się bez celu po centrach handlowych i siedzą godzinami przed telewizorem, zmieniając co chwilę kanał. Postępując tak, szukają tych samych wzmocnień – bodźców, które pchają ich do nowych zadań.

Znam ludzi, których przytłacza codzienność. Na nic nie mają czasu, bo muszą po raz kolejny rozładować zmywarkę, zawieźć dzieci do przedszkola.

Rzecz w tym, by chcieć coś robić, a nie musieć. Ludzi ogarnia paraliż i zniechęcenie na samą myśl, ile rzeczy muszą lub powinni zrobić. Można sobie pomóc przez zmianę języka – mówić, że chcę coś zrobić, a nie, że muszę. Warto unikać słowa: powinienem, przestawić się na: wybieram. Już samo takie przestawienie wiele w życiu zmienia.

Są osoby, którym z racji wykonywanej pracy łatwiej zaplanować czas niż innym. W gorszej sytuacji bywają na przykład twórcy i ludzie wolnych zawodów, gdyż ich efektywność zależy od czynników (np. weny), na które nie zawsze mają wpływ. Czy ma pani dla nich jakieś szczególne rady?

Tak jak wszyscy inni muszą wyraźnie określić priorytety i sprawom najważniejszym podporządkowywać pozostałe. Na wykonanie zadań powinni jedynie pozostawić sobie większy margines czasu, aby zmieścić w nim wszystko, czego nie dało się przewidzieć. Najważniejsze więc, by nie płynąć z prądem. Trzeba mieć życiową busolę, kierować się zdefiniowanymi wartościami i krok po kroku realizować swoje cele. Wtedy zarządzać sobą w czasie będzie dużo łatwiej.

Czytaj także

Ważne tematy społeczne

W nowej POLITYCE

Zobacz pełny spis treści »

Poleć stronę

Zamknij
Facebook Twitter Google+ Wykop Poleć Skomentuj

Ta strona do poprawnego działania wymaga włączenia mechanizmu "ciasteczek" w przeglądarce.

Powrót na stronę główną