Sieć internetowa odgrywa coraz większą rolę w społecznej komunikacji, jak również w prowadzeniu biznesu. Użytkownicy internetu zwracają jednak uwagę na konieczność zachowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji i gromadzonych danych. To podstawowe wyzwanie, z jakim muszą zmierzyć się dostawcy rozwiązań i usług cyfrowych.
Od dwóch miesięcy na platformie Envelo można z własnego komputera wysłać do rodziny lub znajomych tradycyjną kartkę, list oraz wydrukować znaczek. To nowe na rynku polskim e-usługi, które oferuje spółka Poczta Polska Usługi Cyfrowe (PPUC), należąca do narodowego operatora pocztowego.
Przygotowania i prace związane z budową cyfrowej platformy trwały ponad rok. W tym czasie PPUC wybrała dostawcę rozwiązania oraz partnerów do współpracy. Jednym z elementów wyboru była analiza usług cyfrowych oferowanych w innych krajach. Firma chciała bowiem skorzystać ze sprawdzonych już rozwiązań, które mogły być dostosowane do polskich realiów. Przeanalizowano również rynek usług pocztowych w Polsce, aby zbadać, jak zmieniające się trendy w komunikacji przekładają się na oczekiwania i potrzeby konsumentów indywidualnych oraz biznesowych poczty. Okazało się, że choć internet wprowadził wiele zmian w sposobie komunikacji, to nadal 70% indywidualnych nadawców wysyła tradycyjne kartki oraz listy polecone przynajmniej cztery razy do roku. Z kolei wśród badanych firm 79% korzysta z tradycyjnej korespondencji, wysyłając pisma do urzędów, a 25% w ten sposób dostarcza materiały reklamowe (ok. 59 mln sztuk miesięcznie).
Nic więc dziwnego, że pierwszymi usługami cyfrowymi, z których można korzystać na platformie Envelo, są: neokartka, neoznaczek i neolist (jak z nich korzystać – w ramkach obok), czyli te, z których klienci dotychczas korzystali najczęściej.
Ochrona i niezawodność
Na razie na platformie Envelo znalazły się trzy produkty, ale zgodnie z założeniami strategii biznesowej Poczty Polskiej, platforma ma integrować kolejne, bardziej zaawansowane usługi cyfrowe. W każdym przypadku zapewnienie niezawodności usługi, bezpieczeństwa systemu i właściwej ochrony danych jest fundamentalnym elementem prowadzonego biznesu. – Chcemy, aby klienci mieli zaufanie do tego, co oferujemy, i pewność, że realizujemy nasze cyfrowe usługi rzetelnie i profesjonalnie – uważa Marcin Mączka, odpowiedzialny w PPUC za architekturę platformy Envelo oraz integrację systemu.
W tym celu w ciągu wielomiesięcznych prac związanych z budową platformy i wdrażaniem nowych rozwiązań skoncentrowano działania na sprawdzaniu nie tylko niezawodności aplikacji czy wydajności systemu, ale przede wszystkim na kompleksowej weryfikacji procedur i procesów, które mają zagwarantować bezpieczeństwo przesyłanych i przetwarzanych przez PPUC informacji i danych.
Coraz powszechniejszy dostęp do internetu wymaga od firm oferujących usługi w sieci pełnej gotowości na ewentualne zagrożenia związane z cyberatakami w sieci. Zbudowanie zabezpieczeń w wykorzystywanej infrastrukturze informatycznej ma uniemożliwić włamania do serwera, dokonywanie nieautoryzowanych zmian w systemie czy kradzież danych osobowych. PPUC stosuje więc uznane na świecie sposoby i narzędzia ochrony, aby te ewentualne ataki wykluczyć. Oczywiście w firmie muszą też być osoby, które na bieżąco będą sprawdzać jakość wykonywanej e-usługi: wydrukowanie listu, zaklejenie koperty czy autentyczność neoznaczka.
Wprowadzane przez PPUC rozwiązania mają być fundamentem pod przyszłe, bardziej zaawansowane produkty, dla których kwestie bezpieczeństwa i poufności będą kluczowe. Dotyczy to np. neolistu, czyli w pełni elektronicznej korespondencji, która w odróżnieniu od tradycyjnego maila ma dawać klientowi gwarancję, że nikt, poza odbiorcą, nie przeczyta wysyłanej wiadomości, nie zmieni jej treści i że na pewno trafi ona do właściwej osoby.
Jak w banku
Zapewnienie poufności przekazywanych przez klientów informacji jest jednym z najważniejszych działań PPUC w obszarze bezpieczeństwa.
W przypadku neokartki czy neolistu klient, logując się na stronie Envelo.pl, widzi zielony znak kłódeczki, która oznacza, że jest to bezpieczne połączenie, a strona posiada system szyfrujący dla przesyłanych danych. Podobne zabezpieczenia stosują banki na swoich stronach internetowych.
Z kolei w przypadku neoznaczka, to poczta sama stara się ochronić przed ewentualnymi nieuczciwymi klientami, którzy np. chcieliby wykorzystać ten sam wydrukowany znaczek do wysłania kilku listów. Dlatego też na każdym neoznaczku jest DataMatrix – kod, który pozwala zweryfikować jego autentyczność w pocztowych placówkach.
Równolegle PPUC – zgodnie z wymogami prawnymi oraz wytycznymi GIODO – wprowadziła procedury zapewniające ochronę danych, w tym danych osobowych klientów korzystających z e-usług. W GIODO zarejestrowane są informacje o tym, jakie dane osobowe spółka przetwarza i w jakim celu oraz wszystkie podmioty, z jakimi spółka współpracuje przy realizacji budowy platformy Envelo. To narzuca na spółkę i jej partnerów odpowiednie procedury działania i zasady współpracy: zarówno pracownicy PPUC, jak i partnerzy spółki są przeszkalani, mają odpowiednie klauzule w umowach o dostępie do danych, podpisują stosowne oświadczenia, podlegają kontroli.
– W ochronie danych staramy się być zgodni z najlepszymi standardami rynkowymi – mówi Rafał Krakowski, ekspert ds. bezpieczeństwa w PPUC. – Zmierzamy do coraz wyższej dostępności naszych systemów, a podczas składowania i przesyłania danych drogą cyfrową stosujemy zabezpieczenia kryptograficzne, by zapewnić ich poufność. We wszystkich możliwych obszarach dążymy do automatyzacji procesów – wyjaśnia Krakowski.
Budowanie wiarygodności i zaufania
Zdaniem Marcina Mączki utrzymanie wizerunku firmy, która dba o zapewnienie poufności korespondencji i przesyłanych informacji, jest nadrzędnym zadaniem. – Dlatego tak ważne jest testowanie i monitorowanie, aby od początku funkcjonowania platformy sprawnie działały wszystkie systemy zabezpieczeń i ochrony. Aby na każdym etapie realizowanych usług: od elektronicznego przesyłania danych przez klienta, poprzez ich wydruk, automatyczne zapakowanie w kopertę, aż po dostarczenie w formie tradycyjnej przesyłki do odbiorcy, nikt niepowołany nie miał dostępu do przesyłanych informacji – wyjaśnia Mączka.
Zanim platforma została udostępniona klientom przeszła wielokrotnie proces weryfikacji i to zarówno pod względem funkcjonalności, jak też bezpieczeństwa. Przez cały czas specjalny zespół monitoruje, w jaki sposób klienci korzystają z usług na platformie Envelo, które z nich są najpopularniejsze, a które wymagają dodatkowych modyfikacji.
Wszystko służy jednemu celowi: budowie zintegrowanej platformy, która będzie oferowała cały portfel e-usług. W miarę jak klientów będzie przybywać i biznes będzie się rozwijał, platforma będzie elastycznie rozbudowywana poprzez dodawanie kolejnych modułów i nowych funkcjonalności. Takiej kompleksowej oferty nie ma jeszcze żaden operator pocztowy na świecie.
***
Neolist – odpowiednik tradycyjnego listu. Nadawca pisze i wysyła go przez internet, a do odbiorcy trafia w kopercie, którą przynosi mu listonosz.
Jak wysłać neolist?
– wejdź na stronę www.envelo.pl (dostęp 24 godziny przez 7 dni w tygodniu) i kliknij w zakładkę „wyślij list”;
– napisz treść listu lub dołącz gotowy plik PDF z tekstem;
– wstaw dane adresata (może być także spoza Polski) lub kilku adresatów, a potem wybierz rodzaj przesyłki: list ekonomiczny lub priorytetowy (od tego zależy cena usługi i szybkość dostarczenia);
– zapłać za usługę online (na cenę wpływa też długość listu);
– list zostanie wydrukowany i zapakowany do koperty przez Pocztę Polską Usługi Cyfrowe, a potem dostarczony bezpośrednio do skrzynki pocztowej wskazanej osoby, firmy lub urzędu.
***
Neoznaczek – znaczek pocztowy, drukowany z komputera i zabezpieczony kodem DataMatrix.
Jak przygotować znaczek?
– wejdź na stronę www.envelo.pl i kliknij zakładkę „kup znaczek”;
– wybierz wzór znaczka dostępny na platformie Envelo;
– dopasuj nominał znaczka do formy przesyłki (ekonomiczna lub priorytetowa) i wagi listu;
– zapłać za znaczek. Możesz kupić ich więcej;
– znaczek możesz pobrać ze strony www lub otrzymasz go na swojego maila jako załącznik;
– wydrukuj neoznaczek bezpośrednio na kopercie albo na etykiecie samoprzylepnej lub kartce papieru, naklej na przesyłkę;
– wrzuć list z neoznaczkiem do najbliższej skrzynki pocztowej lub zostaw na poczcie.
***
Neokartka – drukowana kartka w formacie A5.
Jak wysłać własną neokartkę lub wybrać istniejący wzór z platformy Envelo?
– wejdź na stronę www.envelo.pl (w komputerze lub skorzystaj z aplikacji na smartfona lub tablet) i kliknij w zakładkę „wyślij kartkę”;
– wybierz wzór kartki spośród dostępnych motywów w galerii zdjęć na stronie platformy Envelo albo zrób smarfonem zdjęcie, które zechcesz wysłać nadawcy;
– wypisz tekst lub życzenia, które mają znaleźć się na kartce albo wstaw jeden z gotowych tekstów;
– wybierz format kartki: widokówka lub karnet;
– wpisz dane adresata (jednego lub kilku) oraz wybierz rodzaj przesyłki;
– zapłać online;
– adresat otrzyma neokartkę w zaklejonej kopercie.