Materiał edukacyjno-informacyjny
Neofaktura w natarciu
W ciągu roku w Polsce wystawianych jest ok. 1,5 mld faktur. Z tego większość nadal w tradycyjnej formie papierowej, a tylko niespełna 11% stanowią tzw. e-faktury wysyłane drogą elektroniczną.
materiały prasowe

To dwukrotnie mniej niż w krajach Europy Zachodniej, ale trend zmian jest wzrostowy. Pod względem popularności e-faktur Polska jest na ostatnim miejscu w Europie, za takimi krajami jak Bułgaria, Rosja czy Rumunia. Badania przeprowadzone w naszym kraju* potwierdzają rosnące – choć jeszcze bardzo powoli – zainteresowanie e-fakturami także wśród polskich przedsiębiorców. I to nie tylko w relacjach między firmami (B2B), lecz także między firmami i ich klientami (B2C). W grupie firm regulujących faktury online – większość (nieco ponad 21%) stanowią przede wszystkim duże przedsiębiorstwa, a wśród klientów indywidualnych płacących rachunki przez internet dominują ludzie młodzi (ponad 50% badanych ma poniżej 34 lat). Daleko nam jednak do takich państw jak np. Wielka Brytania czy Estonia, gdzie jedynie nieco ponad 10% przedsiębiorców wysyła faktury w wersji papierowej.

Pozytywne zmiany

To, że e-faktury nie cieszyły się do tej pory w Polsce zaufaniem firm, urzędów skarbowych czy konsumentów, wynikało w dużym stopniu z niewystarczających regulacji prawnych. Jednak obowiązujące obecnie przepisy zrównały pod względem prawnym e-faktury z ich papierowymi odpowiednikami. E-faktur nie trzeba już drukować, aby je archiwizować czy też w celu okazania w urzędzie skarbowym. Wystarczy, że zostaną zapisane na nośniku umożliwiającym do nich łatwy dostęp. Jedynym warunkiem, jaki powinny spełniać e-faktury (tak jak w przypadku ich papierowych odpowiedników), jest zapewnienie przez podmiot wystawiający odpowiedniej wiarygodności. Dotyczy to trzech cech autentyczności: pochodzenia, integralności treści (nie można wprowadzać zmian) oraz czytelności. Od początku 2013 roku wystawiający e-faktury nie muszą już starać się u nabywców o zgodę na wysyłanie im elektronicznych faktur. Dziś wystarczy tzw. zgoda domniemana, czyli np. opłacenie pierwszej otrzymanej e-faktury.

Wszystko sprzyja temu, aby popularność e-faktur rosła. Tym bardziej że zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej zawartymi w Agendzie Cyfrowej dla Europy do 2020 roku e-faktura powinna stać się głównym systemem fakturowania w Europie.

Zalety faktur elektronicznych

Choć na razie tylko 11% firm korzysta z e-faktur, coraz powszechniejsza jest wiedza o tym, co można zyskać dzięki elektronicznej dystrybucji dokumentów. Wśród najważniejszych atutów wymieniane są: oszczędność pieniędzy związana ze spadkiem wydatków na papier i druk dokumentów, krótszy czas dostarczania faktur bez konieczności angażowania osób, które muszą ten proces wykonywać i nadzorować, łatwe przechowywanie czy wreszcie dobry wpływ na ochronę środowiska przy mniejszym zużyciu energii, wody i papieru, jakie generuje drukowanie faktur.

Tak duża świadomość korzyści związanych z posługiwaniem się e-fakturami daje dobrą bazę dla rozwoju nowych elektronicznych usług i produktów. Poczta Polska posiada ogromne doświadczenie w dostarczaniu rachunków papierowych, dlatego naturalną drogą rozwoju jest wejście w obszar faktur elektronicznych. Zgodnie ze strategią rozwoju zintegrowanej platformy internetowej Envelo oferującej pakiet różnych usług cyfrowych Poczta Polska Usługi Cyfrowe, spółka należąca do Grupy Kapitałowej Poczty Polskiej, zaoferowała już klientom takie e-usługi jak: Neoznaczek, Neokartka i Neolist. Teraz udostępnia kolejne e-usługi – neofakturę i neorachunki.

***

Co to jest neofaktura?

Neofaktura – uniwersalna i elastyczna usługa dla firm i ich klientów na platformie Envelo umożliwiająca obsługę korespondencji z fakturami. Za pomocą platformy firma może wystawiać e-faktury dla klientów i je otrzymywać. Uzyskuje w ten sposób jedno miejsce do zarządzania korespondencją rozliczeniową z kontrahentami i klientami. Wysyła faktury z jednego miejsca i zaznacza formę dostarczenia preferowaną przez klienta. Mogą być one w formie tradycyjnej – faktura w wersji papierowej zostanie przesłana w kopercie na adres odbiorcy i dostarczona przez listonosza Poczty Polskiej, lub w nowoczesnej - elektronicznej (e-faktura).

Kompleksowe rozwiązanie

W pierwszej kolejności Poczta Polska Usługi Cyfrowe, spółka należąca do Grupy Kapitałowej Poczty Polskiej, zamierza skoncentrować się na ofercie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które co miesiąc wystawiają miliony faktur swoim klientom indywidualnym i biznesowym. Dotychczas nie było na rynku oferty odpowiedniej dla tego segmentu, a obsługa e-faktur była „ręczna” lub wymagała zakupu dodatkowego oprogramowania. Rozwiązanie, które proponuje Envelo, to kompleksowa usługa, która pozwoli firmom nie tylko zoptymalizować koszty ich działalności, lecz także umożliwi budowanie wizerunku nowoczesnych organizacji, korzystających z rozwiązań cyfrowych.

Współpraca z firmami pozwoli PPUC z jednej strony rozszerzyć wachlarz e - usług i wejść na rynek z ofertą dopasowaną do zmieniających się potrzeb konsumentów, z drugiej zminimalizować straty Poczty wynikające ze spadku przychodów z tradycyjnego obrotu dokumentami papierowymi. Z kolei w przypadku firm zamiana papierowych faktur na elektroniczne pozwoli im – jak pokazują badania – w krótkim czasie zaobserwować widoczne profity wynikające ze skali ich działań i liczby wysyłanych dokumentów.

Kto może skorzystać?

Wieloletnie doświadczenia firm z krajów Europy Zachodniej, które stosują e-faktury, pokazują wymierne korzyści finansowe. Szacuje się, że firmy stosujące rozliczenia za pomocą e-faktur wypracowują rocznie oszczędności rzędu ponad 240 mld euro. Takich argumentów nie może zlekceważyć żaden przedsiębiorca. W Polsce w przypadku dużych podmiotów wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych w relacjach B2B jest oczywiste i sprawdzone. Trudno znaleźć na rynku operatora telekomunikacyjnego czy firmę energetyczną, która nie proponowałaby swoim klientom przejścia na tę formę otrzymywania faktur. Ale nawet małe i średnie firmy, które zdecydują się zrezygnować z przesyłania do swoich partnerów biznesowych i klientów dokumentów papierowych, szybko dostrzegą opłacalność i oszczędność czasu dzięki korzystaniu z tej usługi. Dla przedsiębiorcy to usprawnienie funkcjonowania jego firmy, a dla klientów odbieranie faktur w jednym miejscu dzięki skrzynce Neorachunki i prostsze regulowanie płatności, bez ryzyka, że dokument papierowy gdzieś się zawieruszy.

***

Neorachunki – prosto i wygodnie

1. Jedno miejsce do odbierania faktur elektronicznych od wielu wystawców.

2. Bezpieczeństwo – faktura nie wpadnie do spamu, nie zginie w natłoku korespondencji.

3. Długoterminowa archiwizacja.

4. Możliwość ustawienia powiadomień e-mail o nowych neofakturach.

5. Rachunki zawsze pod ręką – dostęp przez 24 godziny 7 dni w tygodniu.

Niestety, w ramach współpracy i wysyłania faktur między firmami są też małezgrzyty. Jak pokazuje badanie*, firmy chcą wystawiać e-faktury, ale nie chcą ich otrzymywać. Wynika to głównie z przyzwyczajenia działów księgowych do dokumentów papierowych, a przede wszystkim z chęci opóźnienia płatności. Elektroniczną fakturę otrzymuje się w kilka sekund.

Jak działa neofaktura?

PPUC wychodzi z założenia, że jej oferta usługowa powinna być jak najbardziej przejrzysta i zrozumiała dla użytkowników. Aby skorzystać z usługi Neofaktura, konieczne jest podpisanie umowy z przedstawicielem PPUC. Po dokonaniu tej formalności Biuro Obsługi PPUC aktywuje skrzynkę nadawczoodbiorczą dotychczasowemu użytkownikowi Envelo lub zakłada nowe konto i włącza funkcjonalności neofaktury.

Proces przygotowania i wysyłania neofaktury jest kontrolowany przez przedstawiciela firmy, która ją wystawia. To tylko 3 etapy od momentu przygotowania treści samej faktury lub wielu faktur do ich dostarczenia do odbiorcy lub odbiorców:

Etap pierwszy: przygotowanie pliku z fakturami – może być to pojedyncza faktura w pliku PDF, folder ZIP z wieloma plikami PDF, plik XLS zawierający wiele faktur – i wgranie przez Klienta pliku na platformę Envelo; w przypadku dystrybucji bardzo dużej liczby dokumentów możliwa jest indywidualna integracja systemu księgowego firmy wystawiającej faktury z platformą Envelo;

Etap drugi: przetwarzanie przez platformę danych na formę niezbędną do dystrybucji neofaktur oraz potwierdzenie wysyłki i jej kosztów przez firmę wystawiającą fakturę;

Etap trzeci: dystrybucja elektroniczna i tradycyjna faktur – decyzję o formie dostarczenia podejmuje odbiorca. Elektroniczne faktury są wysyłane jako załączniki do wiadomości elektronicznych w postaci plików PDF do odbiorców na ich skrzynki Neorachunków, a wersje papierowe – jeśli klient zechce taką otrzymywać – będą drukowane, kopertowane i dostarczane przez Pocztę Polską do adresatów. Każdy z dokumentów będzie archiwizowany na koncie użytkownika.

Neorachunki – proste odbieranie faktur

Równolegle do usługi neofaktura platforma Envelo uruchamia bezpłatną usługę neorachunki. To produkt skierowany do klientów indywidualnych i mikroprzedsiębiorców. Neorachunki to specjalna skrzynka odbiorcza, do której spływają neofaktury wystawione dla danego użytkownika. Użytkownik zyskuje jedno bezpieczne miejsce do odbierania i archiwizowania swoich faktur. Nie musi logować się do kilku systemów, by odebrać rachunki. Dodatkowo może ustawić powiadomienie mailowe dla przychodzących neofaktur, dzięki czemu żaden nowy rachunek nie ujdzie jego uwagi. Na skrzynkę neorachunków przychodzi jedynie wymagana korespondencja, więc nie ma ryzyka, że neofaktura zawieruszy się w natłoku wiadomości czy wpadnie do spamu.

Dlaczego warto?

PPUC, wprowadzając nowe usługi Neofaktura i Neorachunki, przeanalizowała drogę i czas obiegu dokumentów w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej. I tak od momentu wystawienia tylko jednej faktury papierowej do otrzymania jej listem tradycyjnym przez kontrahenta mija ok. 5 dni, a koszt całego procesu to 3,30 zł. Czas poświęcony na wystawienie i przesłanie jednej neofaktury to niespełna 10 minut, a koszt tej operacji to ok. 60 groszy**. Oczywiście można wysłać fakturę papierową przez kuriera i skrócić czas do 1-2 dni, ale wówczas koszty wzrosną wielokrotnie. W przypadku neofaktury, zalety korzystania z tej usługi są nie do przecenienia. O ostatecznych kosztach decyduje natomiast zakres współpracy z przedsiębiorstwem i zadeklarowany wolumen miesięczny faktur, które przedsiębiorca chce wysyłać przez platformę Envelo.

***

Zalety korzystania z neofaktury

1. Jeden prosty mechanizm do zarządzania dystrybucją faktur zarówno elektronicznych, jak i tradycyjnych.

2. Oszczędność czasu i kosztów na obsłudze korespondencji z fakturami – dostęp do platformy Envelo przez przeglądarkę internetową.

3. Pewność dotarcia faktury elektronicznej do adresata (nie wpadnie do spamu).

4. Opłata za dystrybucję faktur zawiera w sobie koszt jej elektronicznej archiwizacji przez maksimum 6 lat.

5. Faktury od wielu wystawców są gromadzone w jednym miejscu.

6. W przypadku dystrybucji dużej liczby faktur możliwa jest indywidualna integracja systemu księgowego wystawcy faktur z platformą.

7. Prosty mechanizm do pozyskiwania zgód na faktury elektroniczne. Dzięki temu wystawca w łatwy sposób może kontrolować swoją listę odbiorców chętnych do otrzymywania faktury.

8. Brak ukrytych opłat. Klient płaci tylko za wysłane faktury.

Neofaktura i neorachunki mają ogromny potencjał udziału w rynku faktur elektronicznych. Czas pokaże, czy i w jakim stopniu uda się PPUC przekonać klientów, wystawiających faktury i tych, którzy je odbierają, że forma elektroniczna to przyszłość, która każdej ze stron przyniesie wymierne korzyści.

Opracowała: Zofia Leśniewska

*Badanie opinii publicznej na zlecenie Konfederacji Lewiatan, TNS OBOP, kwiecień 2013 r.
** Wyliczenie dla wolumenu 1000 sztuk.

Ważne w kraju

W nowej POLITYCE

Zobacz pełny spis treści »

Poleć stronę

Zamknij
Facebook Twitter Google+ Wykop Poleć Skomentuj