Żeby nie było tak jak podczas rozlicznych wizytacji i kontroli. Przyjeżdża wizytator, żąda dokumentu na przykład MDK 0641/65/08, a dyrektor Andrzej Szumowski nie wie, co to za pismo, czym wykazuje brak znajomości obowiązujących przepisów. Gdyby je znał, wiedziałby, że instrukcja kancelaryjna określa tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych. Zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w placówce.
Gdyby więc dyr. Szumowski stworzył instrukcję kancelaryjną, wiedziałby, że szukać trzeba w segregatorach „pisma wychodzące” (MDK), z numerem kolejnym (0641), korespondencji do kuratorium (65), w odpowiednio oznakowanych segregatorach z ubiegłego roku (08). A tak zmuszona jest szukać wizytatorka. Co gorsza, dyrektor uważa, że biurokracja nie jest najważniejszą funkcją MDK, czym wykazuje niezrozumienie roli dyrektora oraz całkowity brak zrozumienia istoty działania placówki.
Sygnatura, segregator, teczka
MDK im. Kornela Makuszyńskiego w Zamościu jest placówką oświatową podległą dwóm organom. Samorząd, czyli miasto, jest jego organem prowadzącym, kuratorium oświaty w Lublinie organem nadzorującym. Inaczej mówiąc: miasto płaci, kuratorium kontroluje i wymaga. Wymaga jednak według prawa oświatowego napisanego dla szkół, co często nie pasuje do takiej placówki jak MDK. Gdy dyrektor chce na przykład zatrudnić instruktorów tańca, garncarstwa, modelarstwa, kuratorium wolałoby nauczycieli. Ale w prawie oświatowym nie ma takich nauczycielskich specjalności jak nauczyciel garncarstwa czy gry w szachy. Dyrektor musi więc za każdym razem pisać podanie do kuratorium o zgodę na zatrudnienie i zwykle organ nadzorujący w terminie ustawowym niechętnie, ale zgody udziela.