Kiedy w grę wchodzą poufne dokumenty, potrzebne są też zabezpieczenia, które uniemożliwią dostęp do dokumentów osobom nieuprawnionym. A zatem w jaki sposób bezpiecznie gromadzić tajną i poufną dokumentację w firmie? Poznaj przepisy i dowiedz się więcej!
Czym właściwie są poufne dokumenty i dlaczego trzeba je chronić?
Jeśli chodzi o przechowywanie poufnej dokumentacji przedsiębiorstwa, warto przytoczyć definicję informacji niejawnych. Zgodnie z Ustawą o ochronie niejawnych informacji są to dane, które wskutek nieuprawnionego dostępu mogłyby spowodować szkody zarówno dla kraju, obywateli, jak i samego przedsiębiorstwa.
Głównie z tego względu skuteczna ochrona informacji niejawnych jest kluczowa. Choć sama definicja danych niejawnych odnosi się głównie do sposobu funkcjonowania państwa, to jednak przedsiębiorcy także powinni dostosowywać sposób przechowywania dokumentacji do krajowych wymogów bezpieczeństwa.
Jakie są rodzaje informacji niejawnych?
Informacja niejawna to taka, do której dostęp mogą mieć wyłącznie autoryzowane osoby lub instytucje. Przykład? Chociażby przepisy RODO, które wskazują na sposoby gromadzenia danych osobowych, np. klientów firmy. A skoro takie dane nie mogą być ogólnodostępne, to znaczy, że potrzebujesz pancernego sejfu na przechowywanie zawierających je dokumentów.----
Jeśli chodzi o kategorie niejawnych informacji, są to przede wszystkim:
- dane ściśle tajne – to informacje, których ujawnienie mogłoby spowodować wyjątkowo poważną szkodę dla Polski, np. zagrozić bezpieczeństwu państwa lub życiu żołnierzy;
- dane tajne – to informacje, których ujawnienie mogłoby wyrządzić poważną szkodę dla Polski, np. osłabić jej obronność, relacje międzynarodowe lub interesy gospodarcze;
- dane poufne – to informacje, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić interesom publicznym, np. utrudnić działania organów ścigania lub naruszyć porządek publiczny;
- dane zastrzeżone – to informacje, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby mieć niekorzystny wpływ na funkcjonowanie instytucji publicznych.
Wszystkie informacje zaliczane do powyższych kategorii informacji niejawnych nie mogą być ogólnodostępne – zarówno jeśli chodzi o klasyczną formę dokumentów, jak i ich wersję elektroniczną.
Jak można przechowywać poufne dane w firmach i instytucjach publicznych?
Poufne dane w firmie lub urzędzie powinny być przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami. Musisz zadbać, by nie miały do nich dostępu osoby nieuprawnione.
Dobrym rozwiązaniem są sejfy pancerne na dokumenty. Mają solidną konstrukcję i odporność ogniową, która chroni dane także w razie pożaru. Często są wyposażone w zamki elektroniczne lub szyfrowe, co ogranicza ryzyko kradzieży. Wybierając sejf, zwróć uwagę na klasę odporności, certyfikaty oraz dopasowanie do formatu dokumentów (np. A4).
Bezpieczne przechowywanie danych to nie tylko obowiązek, ale też ochrona reputacji firmy. Dzięki odpowiednim zabezpieczeniom unikasz wycieków. To inwestycja w spokój i zaufanie klientów.
Dlaczego warto zainwestować w pancerny sejf na dokumenty? Poznaj zagrożenia!
Można wskazać wiele czynników determinujących opłacalność przechowywania poufnych danych w sejfach na dokumenty. Potencjalne zagrożenia to przede wszystkim: przekazanie danych poufnych osobom trzecim, brak zgodności z europejskimi regulacjami, kradzież danych osobowych, nieuprawniony dostęp do poufnych informacji przedsiębiorstwa.
Jeśli chcesz skutecznie zabezpieczyć poufną dokumentację przed zagrożeniami z zewnątrz lub nieautoryzowanym dostępem:
- wykorzystaj certyfikowane sejfy na dokumenty,
- przeprowadzaj szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji,
- inwestuj w cykliczne audyty bezpieczeństwa danych.
Materiał przygotowany przez HARTMANN TRESORE