Master File i Local File: Praktyczny przewodnik po dokumentacji cen transferowych

Regulacje dotyczące cen transferowych stanowią jedno z najbardziej złożonych wyzwań dla przedsiębiorców działających w grupach kapitałowych.

Obowiązek wykazania, że transakcje z podmiotami powiązanymi są realizowane na warunkach rynkowych, wymaga przygotowania szczegółowej dokumentacji. Dwa kluczowe elementy tej dokumentacji to dokumentacja grupowa (Master File) oraz dokumentacja lokalna (Local File). Nasza kancelaria prawna specjalizuje się w tym obszarze, zapewniając klientom wsparcie w prawidłowym wypełnieniu wszystkich obowiązków. W tym przewodniku wyjaśniamy, czym są te dokumenty i jak je skutecznie przygotować.

Co to są ceny transferowe i kogo dotyczą?

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto przypomnieć podstawowe pojęcia. Ceny transferowe to ceny stosowane w transakcjach między podmiotami powiązanymi (np. między spółką matką a spółką córką). Organy podatkowe wymagają, aby ceny te odpowiadały warunkom, jakie ustaliłyby między sobą podmioty niezależne (tzw. zasada ceny rynkowej). Celem regulacji jest zapobieganie transferowaniu zysków do jurysdykcji o niższym opodatkowaniu.

Obowiązek ten dotyczy firm, które przekraczają określone ceny transferowe limity transakcyjne. Progi te wynoszą 10 mln zł dla transakcji towarowych i finansowych oraz 2 mln zł dla transakcji usługowych i pozostałych. Podmioty, które przekroczą te progi, muszą przygotować odpowiednią dokumentację.

Ceny transferowe dokumentacja: dwupoziomowa struktura

Obowiązujący model dokumentacji cen transferowych opiera się na dwupoziomowej strukturze, która obejmuje:

• Local File (dokumentacja lokalna): Zawiera szczegółowe informacje o podatniku i jego transakcjach z podmiotami powiązanymi.
• Master File (dokumentacja grupowa): Przedstawia całościowy obraz działalności całej grupy kapitałowej.

Taki podział ma na celu dostarczenie organom podatkowym kompleksowych informacji, które pozwalają ocenić zarówno specyfikę lokalnych transakcji, jak i globalną politykę cen transferowych grupy.

Local File – szczegółowa analiza lokalnych transakcji

Dokumentacja lokalna jest podstawowym elementem, który musi przygotować każdy podatnik objęty obowiązkiem dokumentacyjnym. Jej celem jest wykazanie, że warunki konkretnej transakcji kontrolowanej są zgodne z zasadą ceny rynkowej.

Kluczowe elementy Local File:

1. Opis podmiotu: Szczegółowe informacje o podatniku, jego strukturze organizacyjnej, prowadzonej działalności oraz strategii gospodarczej.
2. Opis transakcji: Dokładny opis przedmiotu i rodzaju transakcji, dane podmiotów powiązanych biorących w niej udział oraz warunki umowne.
3. Analiza funkcjonalna: Prezentacja funkcji pełnionych przez strony transakcji, angażowanych aktywów oraz ponoszonych ryzyk. To kluczowy element uzasadniający przyjęty model rozliczeń.
4. Analiza cen transferowych: Najważniejsza część dokumentacji, która ma na celu wykazanie rynkowego charakteru ceny. Obejmuje analizę porównawczą (benchmark), która polega na porównaniu rentowności badanej transakcji z rentownością osiąganą przez podmioty niezależne na porównywalnym rynku.

Przygotowanie rzetelnej analizy porównawczej wymaga specjalistycznej wiedzy i dostępu do baz danych. Nasze wieloletnie doświadczenie pozwala oferować usługi na najwyższym poziomie, oparte na solidnej wiedzy i praktyce.

Master File – obraz całej grupy kapitałowej

Master File to dokument, który musi zostać dołączony do dokumentacji lokalnej przez podmioty należące do grup, których skonsolidowane przychody w poprzednim roku obrotowym przekroczyły 200 mln zł. Dokumentacja ta ma charakter ustandaryzowany i przedstawia informacje o całej grupie w ujęciu globalnym.

Kluczowe elementy Master File:

1. Struktura organizacyjna grupy: Schemat przedstawiający powiązania prawne i geograficzne między podmiotami.
2. Opis działalności grupy: Prezentacja głównych czynników wpływających na zyski, opis łańcucha dostaw dla kluczowych produktów i usług oraz informacje o restrukturyzacjach biznesowych.
3. Wartości niematerialne grupy: Opis strategii w zakresie tworzenia, posiadania i wykorzystywania wartości niematerialnych (np. znaki towarowe, patenty, know-how).
4. Działalność finansowa w grupie: Informacje o sposobie finansowania działalności grupy oraz o polityce cen transferowych w zakresie transakcji finansowych.
5. Sytuacja finansowa i podatkowa grupy: Przedstawienie uprzednich porozumień cenowych (APA) oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Zarówno Local File, jak i Master File muszą być sporządzone w języku polskim. Nasza kancelaria prawna ILT zapewnia pełne wsparcie w przygotowaniu obu dokumentów, gwarantując ich zgodność z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie

Prawidłowo przygotowana ceny transferowe dokumentacja to nie tylko wypełnienie obowiązku ustawowego, ale przede wszystkim skuteczne narzędzie obrony przed ewentualnymi zarzutami organów podatkowych. Złożoność przepisów oraz wysokie sankcje za ich nieprzestrzeganie sprawiają, że warto powierzyć to zadanie specjalistom. Przed rozpoczęciem współpracy dokładnie omawiamy z klientem zakres działań oraz ustalamy przejrzystą wycenę, aby zapewnić pełną przewidywalność. Zaufaj naszemu doświadczeniu i zabezpiecz swoje transakcje.

Materiał przygotowany przez Kancelaria ILT.