Praca w openspejsie. Zgroza czy błogosławieństwo?

Biurowe rewolucje
Kiedyś biura to były labirynty korytarzy i dziesiątki małych pokoi. Dziś przypominają fabryczne hale. Można też w nich przyrządzić sobie smaczny posiłek, poćwiczyć jogę i się wykąpać.
W nowoczesnym biurze przestrzeń podzielona jest na strefy różnych aktywności.
Tadeusz Późniak/Polityka

W nowoczesnym biurze przestrzeń podzielona jest na strefy różnych aktywności.

Firmy coraz silniej odczuwają brak młodych, utalentowanych pracowników. Kuszą ich nie tylko pieniędzmi, ale także warunkami pracy.
Tadeusz Późniak/Polityka

Firmy coraz silniej odczuwają brak młodych, utalentowanych pracowników. Kuszą ich nie tylko pieniędzmi, ale także warunkami pracy.

[Tekst ukazał się w tygodniku POLITYKA 21 kwietnia 2015 roku]

Openspejsowa rewolucja trwa. Do naszego kraju dotarła w latach 90., a jej postępy mierzy się tysiącami metrów kwadratowych nowych biur powstających każdego roku. Od 1989 r. wybudowano już 951 biurowców o łącznej powierzchni 7 mln m kw. Większość z nich jest zorganizowana według systemu przestrzeni otwartej (z ang. open space). To zupełnie inne realia niż w tradycyjnych biurach gabinetowych, przez biuroznawców zwanych z angielska (chyba trafniej) cellular offices, czyli biurami komórkowymi. Za drzwiami każdej komórki jest miejsce dla jednego, góra kilku pracowników, korytarz służy jako biurowa agora. Wędrując do toalety po wodę na herbatę albo żeby wyrzucić stare fusy, spotyka się znajomych, wymienia ważne informacje oraz plotki.

W openspejsie jest inaczej. Tu wszyscy cały czas są razem. Wielkie pomieszczenia, jak okiem sięgnąć, są zastawione biurkami. Stanowiska pracy, jedne od drugich, oddzielają tylko nieduże przegródki. Dają niewiele intymności, ot tyle, żeby sobie wzajemnie w ekran komputera nie zaglądać. Wystarczy jednak podnieść głowę, a widzi się, co kto robi. Kto pracuje, kto gada przez telefon albo pije kawę.

Kto to wymyślił? Tropy prowadzą do Fryderyka Taylora, twórcy naukowej organizacji pracy. Ten żyjący na przełomie XIX i XX w. amerykański przedsiębiorca i naukowiec, wspólnie z Henrym Fordem stworzyli taśmowy system produkcji przemysłowej. Openspejsowe biura miały być odpowiednikiem taśmy dla pracowników umysłowych. Chodziło o obniżenie kosztów, bo na tej samej powierzchni można zmieścić 20 proc. pracowników więcej.

Najważniejszym elementem openspejsu jest zwykle wydzielone stanowisko dla szefa. Teoretycznie to gabinet, w praktyce – przeszklona budka biurowego brygadzisty, z której może on obserwować, jak pracują podwładni. To mobilizuje załogę i poprawia wydajność. Bo Taylor był zdania, że nic tak dobrze nie działa jak stała świadomość, że jest się widzianym nie tylko przez kolegów, ale i szefa.

Przestrzeń biurowa w firmie. Jaka powinna być?

Openspejsową modę przyniosły do Polski zachodnie korporacje i do dziś ten system pracy jest kojarzony przede wszystkim z korpoświatem. Najmniej uległa mu administracja państwowa i samorządowa. Głównie ze względu na ograniczenia architektoniczne, bo tradycyjne biura trudno przerobić na openspejs. To kosztuje, a zresztą nie ma dobrej motywacji, bo dla administracji efektywność ma znaczenie drugorzędne.

Inaczej na to patrzą właściciele prywatnych firm. Zwłaszcza ci, dla których nowoczesne biuro (najlepiej kategorii A+) jest symbolem statusu i wizytówką, którą chwalą się przed klientami – dla biur doradczych, kancelarii prawnych, pracowni architektonicznych, agencji reklamowych itd. W 2014 r. w trakcie budowy znajdowało się 633 tys. m kw. nowych biur w Warszawie oraz 581 tys. m kw. w ośmiu największych miastach regionalnych. Poza stolicą największe centra biurowe rosną w Krakowie (107 tys. m kw.) i we Wrocławiu (70 tys. m kw.). Najskromniej wypada Szczecin (17 tys. m kw.) i Lublin (13 tys. m kw.). Kiedy wszystkie realizowane obecnie budynki zostaną ukończone, polski zasób powierzchni biurowej powiększy się o prawie 17 proc. – przewiduje Konrad Heidinger z działu doradztwa i badań rynku CBRE.

Właściciele i prezesi firm bardzo sobie chwalą openspejsowe rozwiązania, choć sami zwykle pracują w odizolowanych gabinetach. Mniej akcentują sprawę oszczędności, więcej mówią o integracji pracowników, budowaniu ducha zespołu, o sprawnym przepływie informacji i rodzeniu się nowych pomysłów. Pracownicy już tacy zachwyceni nie są.

– Trudno się skupić na pracy, bo ciągle coś cię rozprasza. Ktoś obok rozmawia przez telefon, sprawa służbowa, więc mu wolno, ale wszyscy muszą słuchać – opowiada Piotr, junior project manager w jednej z korporacji. – Dwa biurka dalej trwa narada kolegów zaangażowanych w jakiś projekt, obok koleżanka podjada chipsy i słychać chrupanie. Ktoś wchodzi, ktoś wychodzi, ktoś kogoś woła. Trudno się z tego wyłączyć.

Te zastrzeżenia potwierdzają naukowcy. Z badań przeprowadzonych w Wielkiej Brytanii wynika, że 60 proc. openspejsowych pracowników narzeka na niedostatek spokojnej przestrzeni i brak prywatności. Naukowcy z australijskiego Uniwersytetu w Queensland doszli do przekonania, że system wpływa na wzrost poziomu stresu, podnosi ciśnienie krwi, nasila konflikty i przekłada się na częstszą absencję chorobową w porównaniu z pracownikami biur komórkowych. Powodem rozmaitych dolegliwości jest m.in. brak naturalnego światła, dostępu do okna, a także klimatyzacja.

Jak obniżyć koszty w firmie?

Tymczasem nie ustają poszukiwania dalszych oszczędności. Obserwując openspejsy, odkryto, że przeciętnie 20–30 proc. miejsc stoi puste. Bo ktoś zachorował, ktoś ma urlop albo jest w delegacji. Wniosek? Można je zlikwidować. Tak narodziła się idea „gorących biurek”, zwana też deskszeringiem (od desk sharing, czyli współużytkowanie biurek). Pracownik nie ma przypisanego miejsca, lecz każdego dnia zajmuje to, które akurat jest wolne. Kończąc pracę, musi je pozostawić puste. Własne rzeczy może przechowywać w zamykanej szafce.

Ma być sterylnie i bezosobowo. Koniec z prywatyzowaniem biurka za pomocą kwiatków czy zdjęć dzieci. W skrajnych przypadkach pracownik przy tym samym gorącym biurku nie przepracuje całego dnia, bo do każdej formy aktywności przypisane są inne strefy.

Taylor byłby pewnie zachwycony, bo to rozwiązanie bardzo w jego duchu. Zwłaszcza że następcy także stawiają na technikę. Dziś pracownik umysłowy swój warsztat pracy nosi w laptopie, a potrzebne dokumenty ma nie na biurku, lecz na dyskach firmowego serwera albo w chmurze. Dlatego mówi się o biurach mobilnych, bo można się logować z dowolnego miejsca i pracować w pociągu, w kawiarni, w hotelu.

Szczególnie dobrym miejscem jest dom. To kolejny pomysł na obniżanie kosztów, teoretycznie pozwalający biuro wyeliminować całkowicie. System pracy w domu, czyli telepracy (zwany home office), wykorzystują niektóre firmy. W Polsce w ostatnich tygodniach o takich planach zakomunikowało wydawnictwo Infor Biznes. Do domów przeniosą się dziennikarze „Dziennika Gazety Prawnej”. Wydawca zapewni im sprzęt oraz stałe łącze internetowe.

System telepracy nie wszędzie jednak się sprawdza. Zawodzi zwłaszcza, gdy konieczna jest kooperacja i praca zespołowa. Biuro istniejące fizycznie tworzy swoisty ekosystem, zapewnia nieoficjalny obieg informacji, stymuluje pracowników. Ułatwia zarządzanie, a pracownikom daje większe szanse na awans. Zresztą pociąg do wspólnej pracy biurowej mają nawet ci, którzy na pozór skazani są na pracę w domu. Młode osoby prowadzące indywidualną działalność chcą pracować razem, poza domem (zwłaszcza jeśli mieszkają jeszcze z rodzicami). Karierę robi więc coworking, czyli wspólna praca w biurach wynajmowanych na godziny.

Czytaj także

Aktualności, komentarze

W nowej POLITYCE

Zobacz pełny spis treści »

Poleć stronę

Zamknij
Facebook Twitter Google+ Wykop Poleć Skomentuj

Ta strona do poprawnego działania wymaga włączenia mechanizmu "ciasteczek" w przeglądarce.

Powrót na stronę główną