Rynek

Naciągacze sp. z o.o.

Jak pracownicy okradają własne firmy?

Kiedy pracownik rozpracuje system i zorientuje się, że pracodawca nie weryfikuje jego wydatków, robi sobie z tego dodatkowe źródło dochodów. Kiedy pracownik rozpracuje system i zorientuje się, że pracodawca nie weryfikuje jego wydatków, robi sobie z tego dodatkowe źródło dochodów. Image Source / Corbis
Fikcyjne delegacje, lewe rachunki, kanty z kilometrówkami, prywatne zakupy za służbowe pieniądze – to nie są problemy nękające wyłącznie polski parlament. Z wyłudzeniami i defraudacjami zmaga się większość firm i instytucji.
Z ubiegłorocznego raportu PwC wynika, że co drugi polski przedsiębiorca przyznaje, że padł ofiarą wyłudzeń lub nadużyć.Image Source/Corbis Z ubiegłorocznego raportu PwC wynika, że co drugi polski przedsiębiorca przyznaje, że padł ofiarą wyłudzeń lub nadużyć.

Madrycka wyprawa posłów Adama Hofmana, Mariusza A. Kamińskiego i Adama Rogackiego była kamykiem, który uruchomił lawinę. Okazało się, że słynna trójka nie była osamotniona, a kombinacje z rachunkami to popularny sposób dorabiania do poselskiej diety. Pod koniec ubiegłego roku warszawska Prokuratura Okręgowa wszczęła śledztwo w sprawie tzw. kilometrówek, czyli sposobu, w jaki posłowie rozliczali ryczałty za dojazdy prywatnymi autami. Postępowaniem objęto kolejnych 15 parlamentarzystów PO, PiS i Solidarnej Polski.

Prokuratorzy wrócili też do sprawy zaskakująco wysokich rachunków za podróże, które prywatnym autem miał odbywać Radosław Sikorski, były minister spraw zagranicznych. Ale czy odbywał? Jak na ironię dziś, jako marszałek Sejmu, próbuje uporządkować system poselskich rozliczeń i uszczelnić kasę. Postępowaniem sprawdzającym objęto przyjęcie urodzinowe, jakie Sikorski wyprawił w pałacyku MON. Pod lupą znalazła się także sprawa byłego ministra i posła Sławomira Nowaka. Zadeklarował, że w związku z wykonywaniem mandatu w 2013 r. wydał na usługi telefoniczne 40 tys. zł. Jakim cudem wydzwonił taką fortunę?

Media tropią polityków naciągaczy. Sypią się oskarżenia i pełne zdumienia pytania: jak to możliwe, żeby ludzie na świeczniku, chętnie odwołujący się do wyższych wartości, w codziennym życiu byli tak mali? By zarabiając przyzwoite pieniądze, łasili się nawet na niewielkie kwoty z publicznej kasy? Zainteresowani tłumaczą się mętnie, wszystko zwalając na niejasne przepisy, utartą praktykę i swoje dobre intencje.

Duże lody dyrektora

Marcina Klimczaka, dyrektora zespołu usług śledczych PwC, takie tłumaczenia nie dziwią. Słyszał już setki podobnych. On i jego ludzie są wzywani na pomoc do firm, które nagle orientują się, że w niejasny sposób wyciekają z nich pieniądze. Tak jak z sejmowej kasy. Dwudziestu pracowników zespołu o bardzo różnych specjalnościach (niektórzy z doświadczeniem policyjnym) jak detektywi prześwietlają firmę, by zidentyfikować źródła wycieków. Odkrywają czasem kuriozalne przypadki.

W jednej z dużych firm stwierdziliśmy, że dyrektor finansowy, a więc dobrze zarabiający menedżer wysokiego szczebla, w czasie weekendowych odwiedzin w galerii handlowej zabierał z kawiarni i barów McDonald’s paragony fiskalne pozostawione przez innych klientów. Przedstawiał je potem w firmie jako dokumentację własnych wydatków poniesionych na służbowe spotkania i odbierał pieniądze. Z paragonów wynikało na przykład, że jednego dnia zjadł... kilkadziesiąt kulek lodów – opowiada Marcin Klimczak. Nikt tego nie analizował, nikogo nie zastanowiło, z kim dyrektor tak konferuje, objadając się ciastkami, hamburgerami i wypijając morze kawy.

To klasyczny mechanizm, który prowokuje do mniejszych lub większych firmowych nadużyć. Kiedy pracownik rozpracuje system i zorientuje się, że pracodawca nie weryfikuje jego wydatków, robi sobie z tego dodatkowe źródło dochodów. Jak pewien dyrektor administracyjny w innej firmie, którą kontrolował zespół z PwC. Dyrektorowi podlegał firmowy fundusz reprezentacyjny, w ramach którego rozliczane były m.in. świąteczne kosze prezentowe dla partnerów biznesowych. Kontrolerzy poprosili o faktury. Dostali długą listę dokumentującą zakupy towarów raczej nieupominkowych: markowej biżuterii, kosmetyków, voucherów do sklepów z ubraniami, a także wieży hi-fi, wiertarki udarowej, odzieży turystycznej, a nawet żyrandola kryształowego. – Okazało się, że dyrektor akurat remontował mieszkanie, więc do wydatków reprezentacyjnych dorzucił także baterie do zlewu, dywanik i szczotkę toaletową. Przekonywał nas, że dobra szczotka to wymarzony prezent dla każdego biznesowego partnera – mówi Marcin Klimczak.

W rozmowie musimy posługiwać się określeniami „pracownik”, „dyrektor administracyjny”, „pewna firma”, bo tropicieli pracowniczych przekrętów obowiązuje szczególna dyskrecja. Zleceniodawcom bardzo zależy, żeby informacje nie tylko nie wydostały się na zewnątrz, ale często żeby w samej firmie zbyt wiele osób o tym nie wiedziało. Dlatego często pracodawcy rezygnują ze zgłaszania spraw do prokuratury, z obawy, by nie psuć wizerunku firmy i jej reputacji. Zwykle ograniczają się do zwolnienia, nie zawsze nawet dyscyplinarnego, czasem wszczynają proces cywilny, żądając zwrotu wyłudzonych pieniędzy.

Rzadko sprawy trafiają też do mediów, tak jak niedawny przypadek dotyczący Poczty Polskiej. Wewnętrzna kontrola prowadzona przez Biuro Zarządzania Ryzykiem i Zgodnością odkryła, że pocztowcy z Kielecczyzny rozpracowali system wyłudzania pieniędzy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Przedstawiali dokumenty potwierdzające, że uczestniczyli w egzotycznych i kosztownych wyjazdach urlopowych, a dzieci wysyłali na drogie kolonie. Z tego tytułu otrzymywali odpowiednio wysokie dofinansowanie, choć w rzeczywistości nikt nigdzie nie wyjeżdżał. Rekordzista zainkasował w ciągu kilkunastu miesięcy ponad 17 tys. zł dopłat, bo zgłosił czteroosobowy rejs po Nilu, rodzinne wyjazdy do Grecji, Hiszpanii, Izraela, Maroka. Sprawa trafiła do prokuratury, a ta ujawniła ją mediom. Sama Poczta Polska nabrała wody w usta.

Tropiciel pilnie poszukiwany

Z ubiegłorocznego raportu PwC wynika, że co drugi polski przedsiębiorca przyznaje, że padł ofiarą wyłudzeń lub nadużyć. Inne badania wskazują, że nawet dwie trzecie może mieć taki kłopot. Statystycznie sprawcami ponad połowy strat są właśni pracownicy. Pozostałych – kooperanci, partnerzy biznesowi, pracownicy zewnętrzni. Oczywiście skala zagrożenia jest zależna od możliwości pracownika. Ci szeregowi, jeśli popełniają nadużycia, to zwykle niewielkich rozmiarów (choć bywają wyjątki). Problemem może być jedynie ich systematyczność, co przy licznej załodze rodzi poważne koszty. Jednak prawdziwe kłopoty zaczynają się, gdy za nadużycia bierze się kadra menedżerska, z członkami zarządu włącznie. Ci mają dużo większe pokusy i możliwości. Typowy sprawca nadużycia to mężczyzna z wyższym wykształceniem, w wieku 41–50 lat i stażem pracy powyżej 10 lat.

 

Problem nie ogranicza się do Polski, ale ma charakter globalny. Z najnowszego raportu Stowarzyszenia Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE – Association of Certifed Fraud Examiners) wynika, że przeciętna firma w ciągu roku traci ok. 5 proc. przychodów na skutek oszustw i defraudacji. W skali świata straty z tego tytułu szacowane są na 3,7 bln dol. Dlatego popyt na usługi tropicieli nadużyć rośnie. Zwłaszcza w okresach dekoniunktury gospodarczej.

Kiedy firmy zaczynają zaciskać pasa i oszczędzać, przyglądają się uważniej kosztom. Wtedy zwykle orientują się, że pieniądze znikają w podejrzany sposób. Kiedy na pokładzie jest pożar, jesteśmy wzywani, by znaleźć źródło i go ugasić – wyjaśnia Mariusz Witalis, partner w dziale Zarządzania Ryzykiem Nadużyć w warszawskim biurze EY. Paradoks polega jednak na tym, że niektóre działania oszczędnościowe utrudniają wykrycie nadużyć.

Dotyczy to zwłaszcza zlecania usług księgowych firmom zewnętrznym. Firmy takie sprawdzają dokumentacje pod względem formalnym i nie zastanawiają się, dlaczego użytkownik służbowego auta z silnikiem diesla przedstawia rachunki za benzynę. – Niektóre firmy międzynarodowe tworzą regionalne centra usług księgowych dla kilku krajów, a wówczas dochodzą kolejne problemy z językiem. Przy fakturach z obcych krajów i w obcych językach trudniej jest wykryć nieprawidłowości. To sprzyja oszustom – tłumaczy Mariusz Witalis.

Zaprzyjaźnieni i inni

Pracownicze przekręty najczęściej wychodzą na jaw przez przypadek. Sprawców gubi rutyna, przestają się pilnować. Jakieś niewłaściwie zaadresowane pismo, pozostawiony dokument, mail skierowany pod zły adres i sprawa się sypie. Często dzieje się to w czasie urlopu albo choroby sprawcy, kiedy pojawia się niezorientowany i dociekliwy zastępca. Dlatego niektórzy pracodawcy stosują system rotacji pracowników na różnych stanowiskach, bo to ogranicza ryzyko nadużyć.

Drugim sposobem ich ujawniania są różne formy kontroli wewnętrznej – audyt, raportowanie o podejrzanych transakcjach, analiza danych. Rzadko w polskich firmach zdarzają się przypadki tzw. sygnalistów (whistleblowers), czyli osób, które alarmują o nieprawidłowościach. Niezbyt częste są też wewnątrzfirmowe anonimy, choć na świecie ponad 10 proc. nadużyć wychodzi na jaw tą drogą. Polacy, nawet jeśli wiedzą, że firma jest okradana, trzymają język za zębami.

Grażyna Piotrowska-Oliwa w niedawnej przeszłości kierowała wielkimi spółkami – Orange i PGNiG, była też członkiem zarządu PKN Orlen. Z doświadczenia dobrze wie, że kluczem do walki z pracowniczymi nadużyciami jest czujność. W końcu straty spowodowane w ten sposób obciążają także zarząd i prezesa firmy. – Zawsze pilnowałam wydatków opłacanych za pomocą firmowych kart kredytowych, bo wtedy często rodzi się pokusa, żeby wykorzystywać je do celów prywatnych. Przeglądałam miesięczne zestawienia wykorzystania kart i jeśli zobaczyłam nietypowo wysoką kwotę, żądałam wyjaśnień. Bywało, że odbierałam karty – wyjaśnia Grażyna Piotrowska-Oliwa i dodaje, że specjalną uwagę skupiała zawsze na działach zakupów. To w każdej firmie miejsce szczególne. Pracownicy potrafią tu robić lewe interesy na dużą skalę.

Potwierdza to Marcin Klimczak z PwC. Jego zespół prowadził badanie w spółce, której świeżo nominowany prezes nabrał podejrzeń co do uczciwości firmowych przetargów. Było podejrzenie, że są ustawione tak, by wygrywała je firma X, związana z szefem zakupów. Okazało się, że zastosowano prosty trik. Do złożenia ofert zaproszono 10 firm, w tym również X. Po otwarciu i porównaniu ofert nikogo nie wybrano, bo nagle zdecydowano o rozszerzeniu specyfikacji zamówienia. Poinformowano o tym oferentów, dając im zaledwie 5 dni na uzupełnienie ofert. Zdążyła tylko firma X i ona wygrała.

Ustaliliśmy, że firma X znała ostateczną specyfikację jeszcze przed ogłoszeniem przetargu. Mogła się więc przygotować. Na dodatek dwie firmy, które brały udział w przetargu, były z nią powiązane i wystartowały „na zająca”. Przedstawiły oferty niepasujące do specyfikacji, z kwotami „z sufitu”, tylko po to, by oferta X wyglądała korzystniej – tłumaczy dyr. Klimczak.

Ustawione przetargi i zlecanie rozmaitych usług firmom zaprzyjaźnionym (zwykle są to firmy należące do członków rodzin osób decydujących o zleceniach) są źródłem poważnych strat. Podobnie poważnym problemem jest pracownicza korupcja. Ta bierna, kiedy pracownicy żądają od kontrahentów łapówek, jak i czynna, gdy sami je dają, by zdobyć zamówienie. – W jednej z firm, w których prowadziliśmy badanie, szef polecił pracownikom, żeby zbierali ze stacji benzynowej paragony. Na tej podstawie dostawali pieniądze z kasy firmy, które musieli oddawać szefowi na fundusz łapówkowy – wyjaśnia Mariusz Witalis.

Wojna nie do wygrania

Nadużycia i defraudacje specjaliści w dziedzinie zarządzania nazywają anomią pracowniczą. To rodzaj przyzwolenia społecznego na okradanie pracodawcy. Sprawcy zwykle nie traktują tego jako kradzieży, ale jako naturalną, dodatkową korzyść z pracy, ekstrapremię. Mają wiele sposobów racjonalizowania swoich działań. Niektórzy przyjmują filozofię Janosika: pracodawca też pewnie kradnie, więc okradając złodzieja, wymierzam mu sprawiedliwość. Inni przekonują, że firma jest bogata, więc wiele jej nie ubędzie. Jeszcze inni, że przecież tak wszyscy robią i tylko frajer nie skorzysta.

Jak temu przeciwdziałać? Typową reakcją pracodawcy jest zwiększony nadzór nad pracownikami: inwigilacja, kontrola, sankcje. Część ekspertów kwestionuje skuteczność takich metod. Prof. Andrzej Blikle w swojej książce „Doktryna jakości” przekonuje, że lekarstwem może być zarządzanie godnościowe. „Pracownicy, których godność jest systematycznie i systemowo deptana, nie budują w sobie poczucia lojalności dla firmy. Dla nich firma jest wrogiem, więziennym nadzorcą, z którym trzeba walczyć. A ponieważ firma traktuje nas nieetycznie, to i my posłużymy się nieetycznymi metodami. Trwa więc wojna, której nikt nie jest w stanie wygrać”.

Polityka 4.2015 (2993) z dnia 20.01.2015; Rynek; s. 36
Oryginalny tytuł tekstu: "Naciągacze sp. z o.o."
Więcej na ten temat
Reklama

Codzienny newsletter „Polityki”. Tylko ważne tematy

Na podany adres wysłaliśmy wiadomość potwierdzającą.
By dokończyć proces sprawdź swoją skrzynkę pocztową i kliknij zawarty w niej link.

Informacja o RODO

Polityka RODO

  • Informujemy, że administratorem danych osobowych jest Polityka Sp. z o.o. SKA z siedzibą w Warszawie 02-309, przy ul. Słupeckiej 6. Przetwarzamy Twoje dane w celu wysyłki newslettera (podstawa przetwarzania danych to konieczność przetwarzania danych w celu realizacji umowy).
  • Twoje dane będą przetwarzane do chwili ew. rezygnacji z otrzymywania newslettera, a po tym czasie mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
  • Podanie przez Ciebie danych jest dobrowolne, ale konieczne do tego, żeby zamówić nasz newsletter.
  • Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia swoich danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Czytaj także

Kraj

Tata Maty

W przewrotnym sensie jest beneficjentem rządów PiS, gdyż będąc ich konsekwentnym krytykiem, stał się znaczącą osobistością życia publicznego. Niektórzy określają go mianem „opozycyjnego celebryty”, na co Marcin Matczak nieco się zżyma. Ale w sumie nieźle oddaje ono jego status.

Rafał Kalukin
18.10.2021
Reklama

Ta strona do poprawnego działania wymaga włączenia mechanizmu "ciasteczek" w przeglądarce.

Powrót na stronę główną