Chociaż od kwietnia Covid-19 jest w Polsce traktowany w zasadzie jak grypa, nie oznacza to powrotu do rzeczywistości sprzed pandemii. Nie chodzi tylko o wątpliwości co do dalszej ewolucji niebezpiecznego wirusa, ale też o doświadczenia – zarówno pozytywne, jak i negatywne – ostatnich dwóch lat. Wiemy, że nie ma jednej idealnej odpowiedzi na pytanie o pracę zdalną. Z pewnością pozostanie ona istotnym elementem dla wielu firm i pracowników, ale równocześnie tezy o końcu biur są zdecydowanie przedwczesne.
Dzisiaj przedsiębiorstwa próbują wypracować nowe zasady organizacji pracy. Ważne, aby robić to na zasadzie kompromisu i wsłuchiwać się w głosy załogi. Perspektywy członków tego samego zespołu bywają bardzo różne. O ile jedni chcieliby w maksymalnym zakresie pozostać przy pracy zdalnej (czują się dzięki niej bardziej wydajni, mają też do niej odpowiednie warunki w swoim domu), to inni wolą zdecydowanie więcej czasu przebywać w biurach (podkreślają wagę bezpośredniego kontaktu, często nie mają w domu właściwego komfortu pracy).
Pracodawcy nie powinni narzucać pracownikom powrotu do biura, stawiając ultimatum czy żądając całkowitej rezygnacji z pracy zdalnej. W ten sposób mogą stracić cennych specjalistów. Niektórzy biura wciąż postrzegają jako miejsca potencjalnie niebezpieczne i nie są wcale przekonani o tym, że pandemia na dobre się skończyła.
Lepiej zatem pokazać, jak biura przez ostatni czas się zmieniły, jakie środki bezpieczeństwa zostały zastosowane, jakie są doświadczenia tych, którzy do wspólnych przestrzeni już zdecydowali się w większym wymiarze wrócić. Warto przygotować spotkania online (w formie webinaru) z psychologiem, który wysłucha obaw pracowników i się do nich odniesie. Zespół z pewnością także doceni możliwość kontaktu z fizjoterapeutą, zwłaszcza że jednym z negatywnych doświadczeń pracy zdalnej bywa często brak odpowiedniego stanowiska pracy.
Ten problem można rozwiązać dzięki specjalnym akcesoriom. Wiele firm wdraża dziś modele pracy hybrydowej, aby odpowiedzieć na oczekiwania zarówno osób przywiązanych do pracy zdalnej, jak i tych preferujących model stacjonarny. Warto zatem zwrócić uwagę na produkty, które pomagają stworzyć bezpieczne i mobilne biuro. Należą do nich na przykład akcesoria firmy Fellowes: składana podstawa pod laptop Hylyft, podkładka pod mysz Palm czy podpórka lędźwiowa I-Spire, nakładana na dowolne krzesło. Mały, bezprzewodowy zestaw klawiatury i myszy, rozłożony na dowolnym biurku, także pomoże w zorganizowaniu wygodnego stanowiska pracy.
Wdrażanie modelu pracy hybrydowej niesie ze sobą spore wyzwania. Aby zachować odpowiednią efektywność, trzeba pamiętać o podejściu nazywanym remote first, zgodnie z którym w pierwszej kolejności dba się o osoby pracujące zdalnie. Podczas spotkań, gdy część osób siedzi razem w jednej sali, a część łączy się online, to ci drudzy znajdują się w dużo trudniejszej sytuacji. Być może nawet osoby pracujące w biurze powinny podłączać się do spotkań online. Wówczas każdy w ten sam sposób będzie mógł odbierać informacje i uczestniczyć w spotkaniu. Priorytetem powinno być zadbanie, by osoby pracujące zdalnie czuły się równoprawnymi członkami narad czy zebrań.
Doświadczenia czasu pandemii mogą też posłużyć jako inspiracja do przeorientowania przestrzeni biurowych. Dzisiaj zależy nam przede wszystkim na elastyczności, bo to ona zwiększa nie tylko wydajność, ale też poprawia komfort psychiczny. Aranżacja biura powinna uwzględniać podział przestrzeni na strefy spotkań oraz strefy pracy indywidualnej. Małe sale konferencyjne, kabiny akustyczne oraz nowoczesne bariery oddzielające stanowiska pracy umożliwiają stworzenie bezpiecznego, funkcjonalnego i jednocześnie nowoczesnego biura.
Ważne jest wykorzystywanie sprzętu z szerokim zakresem regulacji. To na przykład podnoszone stoły, monitory na ramionach z łatwą zmianą wysokości czy krzesła z dużym zakresem regulacji. Funkcjonalność i innowacje nie wykluczają estetycznego i minimalistycznego wzornictwa. Dowodem na to są nowoczesne meble biurowe czy też wszystkie potrzebne przybory, które kryją w sobie technologie ułatwiające codzienną pracę.
Coraz więcej firm idzie o krok dalej. W biurach pojawiają się strefy relaksu, tzw. chill-out roomy, a nawet pokoje gier. Takie pomieszczenia – w zależności od funkcji – wyposażone są w wygodne kanapy na potrzeby wyciszenia się przy spokojnej muzyce albo w rzutki, konsole do gier, stoły do ping-ponga czy piłkarzyki. Pracodawcy czasami obawiają się, że po wprowadzeniu podobnych pomieszczeń do przestrzeni biurowej spadnie wydajność pracy. Jednak doświadczenia firm pokazują, że pracownicy raczej nie nadużywają tego rozwiązania. Jednocześnie zajęcie się przez chwilę czymś zupełnie niezwiązanym z obowiązkami pomaga w rozwiązywaniu problemów. Nie ma to jak kreatywna przerwa.
Materiał powstał we współpracy z firmą Fellowes.