Etymologicznie biurokracja to władza urzędników, a więc tych, którzy siedzą w biurach (za biurkami). Max Weber, sławny socjolog niemiecki, określił biurokrację jako wykonywanie czynności w ramach zarządzania czymś przez wskazanie, że jej cechami są w szczególności hierarchiczna struktura organizacyjna, trwałe przepisy regulujące merytoryczne załatwianie spraw, obieg dokumentów, dobór pracowników według kwalifikacji oraz oddzielenie stanowisk pracy od osobistej własności i interesów spraw osób, które zajmują te stanowiska.
Weber zdawał sobie sprawę, że jest to idealny typ struktury administracyjnej, który może ulec patologii w każdym ze wskazanych rysów. Sam przestrzegał przed swoistą dehumanizacją biurokracji, prowadzącą do nadmiernego formalizmu, ale uważał, że trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie jakiegokolwiek państwa, dawnego lub współczesnego, bez struktury biurokratycznej. W świadomości potocznej biurokracja kojarzy się raczej negatywnie – z uciążliwym i drobiazgowym, właśnie nadmiernie formalistycznym sposobem załatwiania spraw obywateli przez agendy państwowe złożone z urzędników.
Mamy tedy dwa rozumienia biurokracji, jedno opisowe, tj. weberowskie i techniczne, a drugie potoczne i negatywnie wartościujące. Przy pierwszym biurokracja i struktura administracyjna są tym samym (często też mówi się o biurokracji jako korpusie urzędniczym), przy drugim pierwsza jest złą administracją. Okazuje się przy tym, że pewne typy ustrojowe, mianowicie reżimy totalitarne i autorytarne, są bardziej skłonne do biurokratycznych przerostów od systemów demokratycznych. To oczywiste, bo totalitaryzm i autorytaryzm funkcjonują na zasadzie programowego kontrolowania obywateli, a to wymaga drobiazgowego określenia, co wolno człowiekowi i jak urząd ma na to reagować.