Podróże ery cyfrowej
Mnogość hoteli i linii lotniczych to wyzwanie dla firm wysyłających służbowo kadrę. Jak oszczędzać, a przy tym dbać o swoich pracowników?
Ogromnym wyzwaniem jest dzisiaj kupowanie usług hotelowych.
mat. pr.

Ogromnym wyzwaniem jest dzisiaj kupowanie usług hotelowych.

Corporate Lodging Forum jest cykliczną imprezą, odbywającą się dziś w różnych miejscach na całym świecie.
mat. pr.

Corporate Lodging Forum jest cykliczną imprezą, odbywającą się dziś w różnych miejscach na całym świecie.

Jeszcze kilka lat temu wydawało się, że za sprawą technologicznej rewolucji będziemy podróżować służbowo coraz mniej. Telekonferencje i aplikacje takie jak Skype miały zastąpić bezpośrednie spotkania z partnerami biznesowymi, ale tak wcale się nie stało.

Może dlatego, że, jak podczas ostatniej konferencji Corporate Lodging Forum w Warszawie stwierdził prof. Robert Gwiazdowski, człowiek po prostu uwielbia podróżować i nawet nowoczesne rozwiązania cyfrowe wcale tego nie zmienią. Znaczenie wyjazdów służbowych wciąż rośnie. Uczestnicy Corporate Lodging Forum, zorganizowanego przez firmę HRS, światowego dostawcę usług hotelowych, zastanawiali się, co zrobić, żeby takie podróże były dla firm jak najbardziej korzystne, a dla pracowników – wygodne i w jak najmniejszym stopniu dezorganizujące ich życie.

Zarządzanie podróżami służbowymi to coraz większe wyzwanie

Corporate Lodging Forum jest cykliczną imprezą, odbywającą się dziś w różnych miejscach na całym świecie. Biorą w niej udział zarówno eksperci HRS, jak i przedstawiciele największych firm z ogromnym doświadczeniem w zarządzaniu podróżami swoich pracowników. Warszawskie spotkanie (już trzecie w historii) to jedno z aż trzynastu tegorocznych wydarzeń tego typu, mające szczególne znaczenie nie tylko dla polskiego rynku, ale również dla całej Europy Środkowo-Wschodniej. Organizacja i zarządzanie podróżami służbowymi to bowiem coraz większe wyzwanie – nieustannie rośnie liczba połączeń lotniczych i hoteli. Jednak to bogactwo możliwości równocześnie utrudnia podejmowanie najbardziej racjonalnych dla firm decyzji. Jak organizować wyjazdy pracowników w najbardziej efektywny sposób? Jedyna sensowna metoda to upraszczanie całego procesu. Na takie oczekiwanie wskazują wyniki badań przeprowadzanych przez firmę ACTE Research wśród osób organizujących w firmach podróże służbowe.

Metodą, o której powinny pomyśleć zwłaszcza mniejsze przedsiębiorstwa, jest outsourcing, czyli powierzenie organizacji wyjazdów służbowych specjalistycznym firmom. One są w stanie robić to lepiej i taniej, bo mają specjalne oprogramowanie i ogromne doświadczenie. Ich atutem są systemy, które w jednym miejscu pozwalają na rezerwację biletów lotniczych, noclegów w hotelach czy wynajmu samochodu na miejscu. Duże firmy mogą rozważyć zakup i używanie takiego kompleksowego systemu. Dzięki niemu dużo łatwiej zanalizują dane i dużo efektywniej będą mogły kontrolować koszty oraz rozliczać delegacje.

Jednak równie ważne jak dokładne przyglądanie się wydatkom jest dbanie o zadowolenie pracowników, którzy muszą podróżować służbowo. Dla wielu z nich to poważne wyzwanie, zwłaszcza gdy z takimi wyjazdami trzeba pogodzić życie rodzinne – na przykład zapewnić opiekę nad dziećmi, zmienić harmonogram zakupów czy zatroszczyć się o domowe zwierzęta. Wielu pracowników podróże zawodowe uważa za spore obciążenie. Warto zatem, biorąc pod uwagę ich potrzeby, pomyśleć o różnych narzędziach zmniejszających ich stres. Na przykład zamiast kazać płacić pracownikom ze swoich pieniędzy za hotele czy inne usługi i dopiero potem zwracać te wydatki, można wyposażyć ich w karty przedpłacone czy karty paliwowe. Dobrą praktyką jest też zbieranie informacji od pracowników po powrocie (ze szczególnym uwzględnieniem kłopotów, jakie napotkali) i szybkie reagowanie na problemy.

Firmy powinny również dokładnie przeanalizować swoją politykę podróży, która nie może być ani zbyt skomplikowana, ani zbyt restrykcyjna. Za przykład służy wciąż spotykane wykluczanie lotów liniami niskokosztowymi, chociaż dzisiaj różnice między takimi przewoźnikami a liniami tradycyjnymi coraz bardziej się zacierają. Prowadzi to często do sytuacji, w których pracownik musi lecieć z przesiadką, spędzać więcej czasu na lotniskach albo nawet wyjeżdżać dzień wcześniej. Wszystkich zatrudnionych powinny też obowiązywać jasne reguły, dotyczące na przykład tego, jaką klasą na jakich rejsach mają prawo podróżować.

Ogromnym wyzwaniem jest dzisiaj kupowanie usług hotelowych. Choćby dlatego, że hotele przejęły praktyki linii lotniczych i zaczęły różnicować ceny pokoi w zależności od bardzo wielu czynników. Często proces rezerwacyjny lepiej zlecić profesjonalnej firmie, która jest w stanie wynegocjować lepsze warunki, bo obsługuje bardzo wielu klientów. Przedsiębiorcy wysyłający pracowników chcą oczywiście uzyskać od hoteli jak najlepsze warunki. Powinni jednak dobrze zastanowić się, na czym im zależy, a z czego mogą zrezygnować. Czy w cenie pokoju musi być zawarte śniadanie? Do kiedy można bezpłatnie anulować rezerwację? Wybrać cenniki sztywne czy też dynamiczne, gdy hotel będzie mógł podnieść cenę w przypadku wysokiego obłożenia, ale znacznie ją obniży w czasie, gdy liczba gości okaże się niższa?

Metody płacenia za usługi cały czas się zmieniają

To wszystko ważne pytania, od których zależy, jakie będą ostateczne wydatki na noclegi dla pracowników. Profesjonalne serwisy rezerwacyjne oferują dziś dzięki nowym technologiom także dodatkowe usługi. Na przykład specjalne roboty na bieżąco wyszukują najlepsze oferty i sprawdzają, czy nawet po dokonanej rezerwacji nie ma tańszych hoteli oferujących ten sam standard. Także w dziedzinie podroży służbowych coraz większe znaczenie będzie odgrywać sztuczna inteligencja. Warto również zwrócić uwagę na różnice między hotelami sieciowymi i niezależnymi. Z obserwacji HRS wynika, że te drugie często mają lepsze warunki anulacji, czyli pozwalają odwołać bezpłatnie rezerwację nawet w dniu przyjazdu. Tymczasem hotele sieciowe coraz rzadziej oferują taką bardzo użyteczną dla firm opcję. A przecież plany delegacji zawsze mogą się zmienić w ostatniej chwili.

Także metody płacenia za usługi cały czas się zmieniają. Ciekawą nowością są wirtualne karty kredytowe, oferowane przez profesjonalne firmy zajmujące się obsługą rezerwacji. Dzięki nim pracodawca ma pewność, że płatność zostanie dokonana w sposób bezpieczny. Taka wirtualna karta ważna jest tylko przez kilka dni, wyłącznie w konkretnym hotelu, a do tego pozwala pracownikowi na szybkie wymeldowanie się bez konieczności stania w kolejce przy recepcji.

Podróże służbowe zmieniają się tak samo jak oczekiwania podróżujących. Dotyczy to zwłaszcza pokolenia millenialsów, na co zwracali szczególną uwagę uczestnicy tegorocznego Corporate Lodging Forum w Warszawie. Dzisiejsi trzydziestolatkowie wcale nie chcą zbędnego luksusu, ani wymyślnych usług dodatkowych. To dobra wiadomość dla ich pracodawców. Młodsze pokolenie podróżujących oczekuje za to prostoty, szybkości i wykorzystania nowych technologii. Nie ma ochoty czytać długich regulaminów ani czegokolwiek drukować. Wszystko ma być dostępne z poziomu smartfona, a formalności muszą być ograniczone do minimum. Firmy mogą w ten sposób sporo oszczędzić, jeśli tylko będą nadążać za swoimi pracownikami.

Materiał powstał przy współpracy z Hotel Reservation Service Poland

Aktualności, komentarze

W nowej POLITYCE

Zobacz pełny spis treści »

Poleć stronę

Zamknij
Facebook Twitter Google+ Wykop Poleć Skomentuj