Ludzie i style

Obieg dokumentów w administracji publicznej – jak to działa?

Obieg dokumentów w administracji publicznej – jak to działa? Obieg dokumentów w administracji publicznej – jak to działa? mat. pr.
Przyjmowanie pism i dokumentów w formie papierowej jest stopniowo ograniczane. Jednostki administracji publicznej coraz częściej korzystają z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, który podnosi efektywność pracy urzędu i przyśpiesza rozpatrywanie spraw. Elektroniczny system SOD365 sprawia, że podania składane online trafiają do odpowiednich działów i osób odpowiedzialnych za dany typ dokumentów. Dzięki temu organy administracji mogą zrezygnować z czasochłonnego odpowiadania na pisma w formie papierowej lub ograniczyć liczbę dokumentów przyjmowanych w sposób tradycyjny. Jak działa system elektronicznego obiegu dokumentów?

Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

Obieg dokumentów w administracji publicznej – jak to działa?mat. pr.Obieg dokumentów w administracji publicznej – jak to działa?

Elektroniczny system obiegu dokumentów w administracji to oprogramowanie, które służy do wykonywania zadań związanych z rozpatrywaniem pism. SOD365 umożliwia przekazywanie pism pomiędzy działami i śledzenie kolejnych etapów rozpatrywania spraw. System przystosowuje się do potrzeb konkretnego podmiotu bez względu na jego wielkość. Dzięki niemu urząd gminy lub miasta oraz pozostałe jednostki administracji publicznej mogą sprawnie przyjmować i odpowiadać na pisma w formie elektronicznej.

Funkcje Systemu Obiegu Dokumentów SOD365

W systemie SOD365 użytkownicy pobierają jednym kliknięciem wiadomości, które trafiły do skrzynki podawczej ePUAP. Oprogramowanie umożliwia ich pobieranie bez logowania się do ePUAP i wykonywania dodatkowych kroków. Pracownik urzędu może odpowiadać na pisma lub przesyłać je do innych działów.

Funkcje SOD365 obejmują automatyczne generowanie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Użytkownik może stworzyć rejestr dla wybranego okresu zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Numery do pism są przypisywane sprawom jednym kliknięciem. W ten sposób oszczędza się czas i ułatwia kontrolowanie kolejności odpowiadania na podania i wnioski.

Kalendarz w elektronicznym obiegu dokumentów SOD365 zawiera natomiast informacje o zbliżających się terminach odpowiedzi na pisma, planowanych zastępstwach pracowników itp. Funkcja usprawnia zarządzanie urzędem i nadzorowanie terminowości wykonywania poszczególnych zadań.

Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów w administracji

Wdrożenie elektrycznego systemu obiegu dokumentów w organach administracji publicznej usprawnia pracę działów bez względu na ich wielkość i liczbę w danym urzędzie. Pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki zdalnie bez logowania się do ePUAP. Dzięki SOD365 przyjmują wnioski, odpowiadają klientom i podpisują dokumenty za pomocą podpisu certyfikowanego lub Profilu Zaufanego. Wystarczy, że korzystają z dowolnego komputera z dostępem do Internetu.

SOD365 umożliwia śledzenie drogi pisma w urzędzie, dlatego osoby odpowiedzialne za jego rozpatrzenie są w stanie szybko rozwiązać sprawę. Oprogramowanie ma funkcję wyszukiwania korespondencji oraz śledzenia jej historii. W przypadku braku podpisu lub pominięcia jednego z etapów rozpatrywania sprawy, SOD365 umożliwia szybkiego uzupełnienie braków w dokumencie. System usprawnia monitorowanie zadań wykonywanych przez urzędników z dowolnego miejsca o każdej porze, dlatego wszystkie sprawy w dziale są rozpatrywane w ustawowym terminie.

Integracje z usługami publicznymi

System elektronicznego obiegu dokumentów jest zintegrowany z usługami publicznymi, by z poziomu jednego oprogramowania mieć dostęp do funkcji każdej z nich. Integracja z platformą ePUAP daje szybki dostęp do pism i umożliwia ich pobieranie jednym kliknięciem. Integracje obejmują również Nadawcę Poczty Polskiej. Dzięki niej urząd może zrezygnować z prowadzenia papierowego dziennika pocztowego. Elektroniczna, kompletna informacja o przesyłkach ułatwia umieszczanie na listach poleconych kolejnych numerów i kodów kreskowych. Kody kresowe są pobierane automatycznie z systemu kodów pocztowych Poczty Polskiej, z którym również zintegrowano SOD365. Podobnie działa GUS TERYT. System GUS BIR1 służy do automatycznego pobrania danych dowolnej instytucji, dlatego w SOD365 od razu pojawiają się poprawne dane innych urzędów i nie tylko. Integracja ze SKY CMS umożliwia przesłanie dokumentów z systemu obiegu dokumentów bezpośrednio do BIP oraz importowanie wprowadzonych do obiegu aktów normatywnych.

Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami

System elektronicznego obiegu dokumentów SOD365 to oprogramowanie, które wdraża się w modelu SaaS. Model Saas zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych mieszkańców i poufnych informacji. Oprogramowanie minimalizuje ryzyko związane z utratą magazynowanych plików i załączników oraz uzyskaniem nieautoryzowanego dostępu do nich.

SOD kopiuje pisma urzędowe i pozostałe dokumenty do chmury, dlatego są bezpieczne nawet w przypadku awarii dysków na serwerze danego organu administracji publicznej. Wszystkie funkcje i integracje w systemie elektronicznego obiegu dokumentów są zgodne z przepisami ustaw i kodeksów, pod które podlega działalność organów administracji publicznej.

Materiał przygotowany przez Netkoncept

Reklama

Czytaj także

Świat

Gerhard Schröder, towarzysz Putina. Toksyczny związek na dobre i złe

Były kanclerz Gerhard Schröder, który wciąż nie wyrzekł się przyjaźni z gospodarzem Kremla, jest symbolem wszystkich niemieckich problemów z Rosją. Ale wcale nie najgorszym.

Marek Orzechowski
19.05.2022
Reklama